経理が急に退職したら、ここをチェック！～不正はなかった？～

● 経理に通帳も送金も任せきり…！？
　経理社員の退職時には、スムースな業務の引き継ぎのためにも預金通帳を素早く回収し、おかしな入出金がないかどうかも確認しておきたいものです。

　特に経理社員に通帳、銀行取引印を預けていて突然の退職となれば、不正な引き出しや送金のチェックは欠かせません。社員の人柄が誠実で信頼できるとしても、家庭の事情などで魔が差すリスクもあります。上記３つのケースは、信頼して通帳も印鑑も管理させていた事例です。

　限られた社員で仕事を回さねばならないくても、面倒であっても、最低限必要なチェック体制は設けておきましょう。「社員が犯罪に手を染めるリスクを解消する」意味でも大切です。

● 経理にネットバンキングの管理者権限を持たせていたら？
　経理社員に”ネットバンキングの管理者権限”を持たせている場合では、「追加で操作権限が発行できる点」に注意が必要です。もし経理社員が自宅のパソコンに権限設定しておくと、会社の送金処理などが自宅で自由自在にできてしまいます。経理の問題児が辞めたから一安心と思っていても、退職後でも自宅のパソコンで会社資金を指定口座へ送金することもできることに…。

　経理社員の退職時には、管理者権限で何本のＩＤが発行されているかを確認し、経理が使用していると思われるＩＤなどは速やかに削除するなどの対応が不可欠です。

● 見知らぬ取引先や架空人件費に注意！
　過去の送金先リストをチェックしましょう。

　ポイントは、購入実態のない取引先、聞いたことのない取引先などへの送金です。また、社員の給与リストのチェックも大切です。「給与は現金払い」の会社では架空の社員を設定して、人件費の不正計上と支払が行われるケースもあります。

　経理に送金・支払の決済権限を持たせていれば、こうしたチェックも欠かせないわけです。

● 取引先からのキックバックにも注意！
　過去からの取引先でも、送金額がある時期から増加といったケースでは注意が必要です！

　取引先と結託して請求額を水増しさせて送金し、キックバックを受け取っていることも見受けられます。

　退職する経理立ち会いのうえ、現金出納帳や現金残高の引き継ぎをしましょう。その際には、おかしな支払や現金残高に不足がないかどうかも含めて確認しておくことが大切です。

　実際問題としても、預金から小口現金を引き出す、経費を支払う、残高をチェックする、金庫の鍵を預けているなどの業務を一人の経理スタッフに任せていれば、不正の発生リスクは高まる一方に！

　預金通帳も、定期的に誰かが目を通す仕組みを用意しておくことが重要です。
● 社内のもう一つの眼によるチェック！
　預金の引き出し、振込み・送金などオカネが関係する事務処理には、社内で他の人のチェックが入る環境を整えることが不正防止の第一歩です。

　実際に、「社長を含めて誰も通帳に無関心」をよいことに、毎日のように預金を不正に引き出して合計９千万円を競馬に使ってしまったケースも…。

● 社外の眼によるチェック！
　「社内では社長を含めて目が行き届かない」というケースでも、つぎのような対応を図っておくだけで被害が多額になりにくい状況となります。
★ 顧問税理士（会計事務所）の眼によるチェック
　税理士が毎月の巡回監査の際に、現金や預金残高と共に、出金内容などもチェックしているだけで、毎月一回不正の有無を確認できます。

　不正を働いているケースでは、月次決算は遅れに遅れ、税理士も会社のデータを信頼して、外部証拠の確認(預金通帳や現金残高の実査など)をしていないことが多いのです。これでは外部の専門家に依頼していても、決算・申告書作りだけではあまり効果が上がりません。

★ TOKYO経理サポートの経理代行によるチェック！
　当社の経理代行なら「”振込み・支払”は、当社が給与計算を行った実在する社員への給与振込や、会社が承認され請求書などの外部証拠のある取引先への支払準備を行い、その後社長などに支払承認ボタンを押していただく」ために、請求書から承認手続きまでのすべてを偽造するなどがない限り不正はできません。

　それでも取引先と結託してのキックバックは防ぎようがありませんが。

　TOKYO経理サポートのブログではよくお勧めしていますが、”小口現金をやめる”だけで、不正の温床をひとつカットでき、業務効率も引き上げられます。

● 営業マンの経費精算はどうすれば？
　小口現金をなくせなくとも、高額になりがちな営業マンの経費精算などは、月に一度まとめて経費の精算をし、給与振込時に給与と経費の合計額を口座へ送金するなど、現金でのやりとりをしない精算方法に変えるだけで、小口現金の大きな出入りをなくせます。

　また、営業マンの負担が多ければ、会社が担当者に応じた一定額を仮払いして、毎月精算すれば不満は生じません。

● 小口の支払はどうすれば？
　日常の切手代、文具や消耗品代、宅配便の代金などはどうすれば良いのかといった反論も聞こえてきそうですが、実はこんな風にすればよいのです。
★ 文具・消耗品、宅配便などの費用
　インターネットの通販(アスクル・カウネットなど)を利用して、毎月まとめて買うようにして、月一回請求してもらうのです。ひと月に何度買っても、請求書はまとめてもらえて便利です。
★ 切手・印紙代
　こうしたモノだけは小口現金の利用はやむを得ないかも知れません。でも、最初にまとめて２～３ヵ月分程度買いおきしておいたら、あとは毎月使った分だけ補充する仕組みにしましょう。

　こうしておけば小口現金が必要な支払はホンのわずかで済みます。月２～３万円程度の現金を持ち、毎月使った額だけ預金から補充する制度(定額前渡し制度)にしておけば経理の業務効率もよくなり、万一使い込みにあっても被害は最小限に抑えられます。