経理が急に退職したら、「記帳処理」をチェック！
こんにちは、中小企業特化の経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。
当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
「経理スタッフの急な退職！」の際の緊急対応では、過去２回、資金繰り編で”仕入れ代金や諸経費の支払サイド”と”売上の請求・売掛金の回収の入金サイド”のチェックポイントをご紹介しました。
今号では突然の退職時の”記帳処理”について考えてみましょう。
後回しになりがちな記帳処理と試算表
「お金さえ回っていれば、試算表などなくても経営できる」「資金繰りは頭に入っている」といわれる経営者が多くおられます。実際、突然経理が辞めても、最優先課題は”支払いと売掛金の回収”、つまりオカネにまつわる部分です。それ故「記帳処理やその結果の試算表がなくとも経営判断はできてしまう」というワケです。
もちろん、借入先の銀行などへの試算表の報告義務があって会社によっては翌月10日までに試算表を完成させているといったケースや、超ハイスピードで月次決算を仕上げる上場会社の関連会社や外資系の日本子会社もありますが…。
貴社ではどなたが記帳処理を担当？
中小企業では、記帳処理について”自計化”といって、自社で会計ソフトを導入して経理が入力処理業務を担当するケースと、一方、伝票など記帳処理に必要な書類をまとめておき、会計事務所に記帳処理を依頼するケースに２分類されます。
自計化している会社では？
経理は、日々の資金繰り、銀行での振込みや資金の引き出し、小口現金の出し入れや各種書類の作成など、多忙な業務の合間を縫って記帳処理を行います。経営者が試算表などの財務関連書類の必要性を感じておらずに経理に催促もしない場合は、記帳処理業務は後回しにされがちです。
このため、突然の経理退職となれば、記帳処理業務が何ヵ月分も溜まったままで、領収書や請求書の整理も放置されたままのケースが少なくありません。
税理士に記帳代行を依頼している会社では
経理が入出金伝票や現金出納帳などの帳簿類を作成して、税理士に渡してから記帳代行してもらうケースでは、経理が記帳処理に必要な書類を提出しないとの理由で、税理士サイドで記帳処理が止まり、最新の試算表どころか、過去の試算表すら滞っていることが往々にしてみられます。
つまり、経理が必要書類の作成を滞らせているばかりか、税理士も試算表などの財務書類を作成せず、こうした状況を経営者には黙って放置する結果になっています。
月次決算の遅れは信用喪失に！では、回避策は？
◆ 記帳処理が遅れると、こんなときに困る！
記帳処理を放っておき試算表を作成しないと、つぎのような問題が生じかねず、信用を損ね、申告書も期限に間に合わない恐れまで。
● 銀行から借入れ（資金調達）をしたいとき
金融機関からの借入れの際には、直前期など３期分の決算報告書に加えて、必ず直近の試算表の提出を求められます。
こうした際に、すぐに最新の試算表が提出できる会社と、半年前の試算表がやっと出てくる会社とでは金融機関の心証は大きく違ってきます。
● 決算予測のためにも最新の業績は必要
記帳処理の遅れが会社にとって大きな負担や損失につながるケースも、よくある話です。もうすぐ決算期末というときに試算表ができていなければ、財務状況も利益の状況もわかりません。英和グループのお客様では、遅くとも決算期の２～３ヵ月前には”利益の見込”や”法人税・消費税などの負担”を試算して、必要に応じて利益の圧縮・繰り延べ対策を検討するのが一般的です。
とはいえ、試算表がなければ、利益予測も税負担の試算はもちろん、決算対策の検討余地もありません。何も対策できずに納税期限を迎えて、決算の２ヵ月後には納税資金の手当てに右往左往することに…。
● 法人税申告書なども間に合わない…
決算直前で経理が不在だと、消費税や法人税等の申告書の作成にも影響が出かねません。
溜まった記帳処理を丸ごと会計事務所(顧問税理士)が引き受けてくれるならラッキーでしょうが、TOKYO経理サポートでのご相談事例では「顧問税理士に記帳業務を依頼してみたが、”できない”と断られた」ケースが決して少なくありません。
当社では、お客様のおかれた状況を考慮のうえ、やむを得ずこうした後始末をお受けしているものの、人手を集中させねばならず、コストアップにもならざるを得ず、当社もお客様も負担を抱えることになってしまいます。
◆ ポイントは、”マニュアル化”と”記帳処理を終わらせておく”こと
突然出社しなくなったケース以外では、経理が退職するまでにつぎの点を確認して、引継書（業務引継ぎマニュアル）を作成させておくことが、最優先課題です。
・記帳処理が何月分まで終わっているのか、
・どういう業務フローで、何（ソフトやエクセルファイルなど）を使って記帳処理しているか、
・顧問税理士へ依頼しているなら、どのような書類をどういう形で渡して依頼しているか
またできれば、退職日までに”×月分までの記帳処理”をキリよく終えてもらい、一時的な引継ぎ先（経理は不在でも、引継ぎだけ対応してもらえる方）に具体的な引継いでいただくことをお勧めします。
お困りでも、困っていなくとも、ご相談ください！
いかがでしたでしょうか？
経理業務にもいろいろある中で、記帳処理は”振込み・支払事務、請求・回収業務”といった最優先課題の影になってしまいがちです。
TOKYO経理サポートでは、「経理社員が突然来なくなった！」ような緊急事態でも、過去の会計データ、売上の根拠となるデータ、受け取った請求書や領収書などから”お金の流れや業務処理のフロー”を分析して対応のうえ、業務を引き継いでいます。
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