経理社員がネットバンキングを使ってくれない！
こんにちは、中小企業向けの経理代行で喜ばれております「TOKYO経理サポート」です。
当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
今回は、経理担当者の対応とネットバンキングサービスについてまとめてみました。
ATMでせっせと送金する経理社員
「ネットバンキングを使ってほしいのに、ウチの経理は使おうとしない。今後も送金件数が増えるのに間違えられたら大変。もっと時間を効率よく使ってほしい…」と、ある社長からご相談がありました。
経理社員はまだ若い男性ですが、実はパソコンが大の苦手。毎月の送金は「銀行ATMへ行き、１件ずつ送金処理」しています。見かねた社長がネットバンキングを申し込み、設定までしたにもかかわらず、「パスワード管理が大変、ATMで送金しても変わりはないし、手数料も安い」などの理由をあげて、拒否しているそうです。
TOKYO経理サポートでは、人事リストラをせずに会社全体の業務効率を上げる取組みをご案内したうえで、社長のご理解を得て「当社が代行できる業務の内容や範囲、社長の求める効率的なあるべき業務フローなどをご案内し、お見積もりを提示する予定」になりました。
社長は、経理がネットバンキングを使ってくれないなら、社内での異動もやむを得ないと思っているようですが、さてどうなるでしょうか？
ネットバンキングのメリットとデメリット
TOKYO経理サポートで”振込み・支払業務を代行”する場合、必ずネットバンキングサービスを利用します。お金を預かることなくミスなく効率的に経理代行するには、ネットバンキングが最も有効なためなのです。
当社でネットバンキング上の送金データ作成まで行い、最終的にお客様が内容を確認して”承認”ボタンを押すだけで、送金が完了する仕組みです。
こんなにあるメリット
ネットバンキングの利用では、つぎのような多くのメリットを得ていただけます。
● 銀行へ出かけずに、送金や残高確認ができる！
社内のパソコンで、各種支払、給与送金、入出金明細や残高確認ができますので、銀行窓口へ行く時間、手続きの手間などを大幅にカットできます。銀行により24時間操作できるところまで！
● 送金ミスをカットできる！
ATMでの送金では、窓口での送金同様、手間ばかりでなく、毎回、送金先の口座番号や金額の入力ミスのリスクがつきまといます。ネットバンキングでは、送金先の事前登録ができますし、担当者が送金データを登録し、上司が内容をチェックし承認すれば、ミスなくスケジュール通り送金できる仕組みになっています。
● 記帳業務を大幅カット！
ネットバンキングのメリットは、銀行での送金手続きの効率化にとどまりません。
最近の会計ソフトには大抵”データ取込み機能”があります。銀行口座の入出金明細をダウンロードして取り込むことで、取引ごとに伝票を作成して仕訳入力をする手間が省けます。また、ちょっとした入力洩れで残高があわずに悩んだりといったこともなくなります。金額や摘要の入力ミスは確実にカットできる状況に。
またクラウド会計ソフトなら、ネットバンキングデータの摘要から取引内容を類推することもできます。たとえば、振込先名が東京ガスであれば”水道光熱費”と自動表示されるといった具合です。ただし、科目の選択や消費税の取扱いは、従来どおり専門的な判断が必要です。
気になるデメリットは？
● ほとんどの銀行で、ネットバンキング利用料が！
ほとんどの銀行でネットバンキングサービス利用料が「最低月1,000円から2,000円程度」かかります。毎月の給与から天引きする特別徴収住民税の納付や、外貨送金などには、別途手数料がかかることも。一方、ゆうちょ銀行、楽天銀行、住信SBIネット銀行など、一部金融機関では手数料がかかりません。
とはいえ利用料がかかっても、銀行の往復や窓口でかかる時間や送金のための銀行の送金依頼書の作成などを考えれば、メリットが大きく、デメリットとはいえないでしょう。
● ＩＤとパスワード管理に注意が必要
ネットバンキングでは、安全な取引のために「本人確認用のＩＤやパスワード」を設定して利用します。ＩＤやパスワードは誰でも知っていてよいものではないので、社内の特定者だけで共有管理する仕組みが必要になります。もちろん、定期的なパスワードの更新も欠かせません。
また、ウィルスに感染して勝手に送金されてしまったという例もありますので、自社パソコンのセキュリティソフトは常に更新して、セキュリティの確保が大切です。もちろん、ネットバンキング利用のためだけでなく、会社でパソコンでメールのやりとりやインターネット接続するなら、社内サーバーやハードディスク内のデータ保護のためにも必要不可欠です。
ネットバンキングサービスを選ぶなら？
これからネットバンキングサービスを申し込まれるなら、銀行には事前につぎの点を確認しておきましょう。
★ 各種利用料を比較しよう！
ネットバンキングの毎月の利用料は、どこまでやりたいかで異なります。
ネット銀行では利用料が無料のところもありますが、ネームバリューもあって「入金口座には使いたくない」とお考えの社長が多いようです。
ちなみに、振込手数料は他行への送金額3万円以上で258円など、ネット銀行が圧倒的に安いようです。
★ 操作できる時間帯は？
ネット銀行では24時間365日使えるようですが、一般の銀行ではネットバンキングを利用できる時間帯や曜日はさまざまです。
特に土日や夜中に振込・支払関連の作業をしたいときには、利用可能か事前に確認しておきましょう。
★ 取引明細を確認できる期間は？
ネットバンキングでは記帳せずに過去の取引を確認できますが、さかのぼれる期間は銀行によってさまざまです。”前月１日から１ヵ月分だけ”という銀行もあれば、過去２年分までさかのぼれる銀行もあります。いずれにしても、取引明細は月に１度はデータ保存しておきたいものです。
★ データのＣＳＶ化はできる？
通帳に記帳しない代わりに、口座の取引明細(入出金の内訳)が必要です。最低でもひと月に一度程度は定期的に取引明細をダウンロードして、エクセルなどへの保存をお勧めします。ただデータでダウンロードできる銀行ばかりではないので、この点にもご注意ください。
ネットバンキングのサービス内容は必ず事前に確認しておきましょう。
こうしてみると、ネットバンキングを利用するにしても銀行選びが大切だということに。
まずはご相談ください！
いかがでしょうか？
どこも同じにみえるネットバンキングサービスも、金融機関によってかなり違う点がおわかりいただけましたか？面倒なネットバンキング選びやその対応も当社にご相談ください。
TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。
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