タイムカードなどの勤怠集計が大変！給与計算を楽にしたい(相談事例より)

　正社員とアルバイトの入社時の各種手続きもAさんの担当でした。

　社会保険の加入手続きの手配をはじめ、新入社員からも給与計算に必要な「扶養控除等申告書、給与送金先の銀行情報、時給や勤務時間などの雇用契約内容などの情報」を入手して給与計算ソフトに登録、配属先のタイムカードの準備など、細かな事務手続きが多々発生します。

　また退社時にも、社会保険の資格喪失手続きの手配、源泉徴収票の準備、退社時の覚書などの書類入手なども責任をもってあたらねばなりません。

　当然ながら、全社員のタイムカード管理もＡさんの仕事です。毎月の給与は15日締めで25日支給のため、営業日ベースでせいぜい8日しかありません。実際の仕事は、17日からの支店・事業所のタイムカード収集からスタートしますので、最大あと7日しか残されていません。

● 集計作業の前に、”打刻洩れなどの確認”が大変！
　勤怠の締め日の翌日には集計を始めたいところですが、その前にもっとも面倒な”打刻洩れの確認”をする必要があります。全員がタイムカードにきちんと打刻していれば問題はないのですが、Ａさんの会社では「社外イベントでの直行・直帰」も少なくなく、その場合、イベントの開始時間と片付け完了時間をタイムカードに手書きすることとされているとか。本人、上司が打刻（手書き）洩れを確認してさえすればすむ話ですが、毎月必ずどこかで打刻洩れがあり、Ａさんは打刻洩れの確認作業に相当な時間を取られているそうです。これが原因で、集計作業を短時日で完了させられない悩みを抱えられていました。

　また紙ベースのタイムカードですので、印字がうすく読みづらかったり、前日の欄に重なって印字されたりなどもあり、こうした確認作業にもかなり時間を取られていたことも負担になっているとのことでした。

● 実際の勤怠時間の集計作業も大変！
　いよいよタイムカードの集計に入りますが、400人分の一人一人の就労時間や残業時間などの集計に加えて、有給休暇や欠勤日数、代休の取得状況もまとめ、正社員については各種手当などの変更部分もチェックしておかねばなりません。

　この作業にはダブルチェックが欠かせませんが、適任者がおらず、Aさんが一人でダブルチェックまでされていました（＝【信頼性リスク】集計内容の信頼性に問題が生じかねない状況）。

　ここまでやって、ようやく給与計算がスタートできます！

　正社員の残業時間やアルバイトの勤務時間、前月までと変更になった箇所などを入力すれば、社員ごとの給与はソフトで計算できます。計算後の給与データの確認作業を一緒にしてもらえる適任者は社内におらず、とはいえ社員の給与なので間違えては大変と、Ａさんは３回も自分でチェックしていました（＝【信頼性リスク】入力内容の信頼性に問題が生じかねない状況）。

　最後に待っているのが、社員の銀行口座への送金処理業務です。
Ａさんは、ネットバンキング上で、毎月社員別に送金額を自分で登録されていました。毎月17日にタイムカード集計を始め、打刻洩れなどの確認、3回の給与データの確認まで済ませるのも大変ですが、それとは別に「給与の総合振込手続きは、３営業日前までの登録が必須」のため、大変なボリュームとなる送金額の登録作業もスピードアップするか、夜中まで残って対応するかしかありません（＝【信頼性リスク】ここでも、送金額登録の信頼性に問題が生じかねない状況）。

　そんなわけでＡさんは、毎月前半は社員の入退社に伴う事務手続き、15日締め以降は勤怠集計と給与計算や送金で夜遅くまで残業続きの状態でひと月を過ごす羽目に。

　Aさんの入社当時の社員は50人でしたが、いまはその8倍にも増えました。
ところが、タイムカード集計や給与計算のやり方は当時とほとんど変わっていませんでした。

　この状況を「トラックでの運送業務」に置き換えて考えてみましょう。
　入社当時は2トントラックに荷物を満載にして積み込めば、多少遠い納入先でも一度の搬送で済みました。ところが荷物量は8倍になった今もトラックは2トン車一台のままのため、納入に8往復して力づくで片付けている状況です。これでは、早い時期にトラックはダメになり、ドライバーも疲れ切って事故を招きかねません。

　つまり、「Aさんは不満とストレスが募る一方、会社はAさんに多額の残業手当を支給しなければならない」という困難な状況になり、最終的にはAさんも「身体を壊しての退職」につながりかねません。

　こんな状況なら、★荷物量にあった大型トラックを購入する　★積み込みや荷降ろしが素早くできるような機材を使う　★最短時間で搬送できるルート探し　★外部の運送業者に任せるなど　から最適な方法を選択して見直せば、効率は大きく改善でき、コスト的にもメリットが生じる結果になります。

　ところが現実には、担当者が何とか業務をこなして意見も言わなければ、経営者はちゃんとやってくれている、業務が過重になっているとは感じられません。

　TOKYO経理サポートからは、下記のように業務フローの見直しをご提案しました。
● 面倒な勤怠管理の自動化
　本社以外に支店・事業所の多い、社員数の多い会社の勤怠管理の効率化には、「クラウドタイプの勤怠ソフト」が特にオススメです。社員がスイカなどのICカードをリーダーにかざすだけで”出退勤の打刻”ができ、スマホやＰＣで修正もＯＫの優れものです。管理は必要ですが、勤務時間や残業時間の集計は（当社が事前に設定しておくことで）勤怠ソフトがやってくれます。

　自分の勤怠データを確認しない状態をなくし、承認フローの活用で「上司が部下の勤怠状況をネット上でいつでも確認できる体制への切り替え」も提案しました。”打刻洩れ通知機能”を使えば打刻洩れの防止にもつながります。

　残業申請や有給休暇申請、シフト管理にも対応できますので、勤怠ソフトでひとまとめの管理が実現します。

● 信頼性確保と秘密保持に、給与計算の外注化は打ってつけ！
　「人間の作業にミスはつきもの」とはいえ社員ごとのデータをチェックしてくれる立場の人がいない…、責任感の強いAさんは一人で３重チェックし続けていたのです。

　現実を直視すると、Aさんなくしては会社の人事・給与関連業務がストップしかねない状況です。
限界に達していたAさんの業務量を軽くし、仕事の信頼性確保には「給与計算の外注化がベスト」の結論に。

　また、経営者にとっては”給与データを社内の人に見られずに済む”点はもっと大きなメリットのようです。わずかな給与の差であればあるほど、社員にとっては気にかかるもの。
TOKYO経理サポートへのご依頼で、個別の給与データのセキュリティが確保できます。もちろん、計算チェックなども当然行いますので安心です。

● 送金データ作成も自動化できる！
　Aさんは個別に社員ごとの給与額を登録していましたが、一般的な給与ソフトであれば全銀協形式のデータを作成して銀行に渡す（または、ネットバンキングで取り込む）ことで、登録作業自体をすべてカットできます。つまり、給与計算結果の手取額をわざわざ登録（入力）し直すことによるミスも防げることに。

　TOKYO経理サポートなら、全銀協形式のデータの提供もOKですし、・（振込み・支払代行サービスで）ネットバンキングにデータ登録までの代行（→経営者が送金の承認をするだけ）も、いずれも選択いただけます。

　この提案のポイントは”Aさん自身の生産性アップ”です。

　Aさんには、経営会議の資料作成や業務フローの見直しなどの指示があっても、通常業務で超多忙なため手が回らない状態でした。このため自動化できる業務をシステム化し、誰でもできそうにみえるものの法改正（源泉税率、社会保険料率などの改正）などで信頼性確保や秘密保持が難しい業務を外注することで、”Aさんでないとできない高度な業務”に集中できる環境を整えられた点が最大のメリットといえます。

　会社としても、決して安くはないAさんの人件費（給与、社会保険料など）を合理化できる事務作業で無駄遣いせず、代行費用を業務コストとして負担されるなら大きな価値に結び付けられます。

　当社への代行依頼により、Aさんはつらかった給与計算からは解放されましたが、今度は分析資料の作成や販売管理システムの見直しなどの仕事が増えて、大変だ…とぼやいています。

　今回ご相談のお客様は、最終的にTOKYO経理サポートにご依頼の結果、つぎのような効果を得ていただくことができました。
● 経理社員の業務の解明！
● 業務フローを簡潔に大きく見直し！
● 事務負担を大幅にカット！

　まずは、お気軽にTOKYO経理サポートまでご相談ください！

　TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。

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