丸ごとおまかせ経理のご利用事例

　先日「経理担当者が辞めることになり、困っている！」という社長からご相談がありました。

　「経理のことは全部任せていたので、詳しくはわからない。」とのこと。経理社員が具体的にどのような業務を担当していたのか、退職後に滞ってしまう業務があるのかなどがわからず、大きな不安だけを抱えておられました。
社長が経理社員に尋ねても、具体的な細かな話をされるばかりで、社長にとってはワケのわからないことだらけで、ことさら不安を増幅させる結果になっていました。

　そこで早速ヒアリングに伺ったところ、退職する経理社員は「銀行窓口での支払事務、給与計算、売掛金管理、記帳業務の一部（一部は、税理士が対応）」を担当していたことがわかりました。一部現金売上もあったものの、小口現金の管理と共に、別の社員が担当していました。

　一般的に経理業務というと、おおまかには売掛金の管理（請求書発行、入金管理）、買掛金や未払金の管理（振込み・支払処理、買掛金等の管理）、資金繰りの管理（口座ごとの入金予定と支払い予定をシミュレーションして資金が回るよう管理する）、給与計算や年末調整、記帳処理や領収書等整理などに分かれます。

　TOKYO経理サポートでは、これらの業務を経理業務として、全体を丸ごとお引き受けする”丸ごとおまかせ経理”というサービスを展開しており、今回ご相談の会社様でも最終的にこのサービスをご利用いただくこととなりました。

　ネットバンキングを活用いただき、当社にて振込み・支払手続きの準備を代行します。口座ごとの入金、出金を見込んだ資金繰り表も作成してご提供します。これで銀行へ出向き、待っている時間が不要になり、入出金の書類への記入や押印の事務もなくなります。

　社内に残る業務は、つぎの２つだけになりました。
【担当者】主に月初に届く請求書等をスケジュール通りに当社にまとめて送付する
【社　長】ネットバンキング上で、当社作成の支払データを確認し、”承認処理”

　勤怠管理の集計処理から給与計算まで、当社が代行することとなりました。これまで勤怠管理は、紙のタイムカードを手集計していました。これも業務フローの見直しで、クラウドソフト乗利用による自動集計へ変更し、勤怠状況はネット上で日々責任者が間違いないことを確認する仕組みに切り替えました。
また、残業申請や有給休暇の申請なども、勤怠管理システム上で社員に申請してもらい承認する形に切り替えたため、社員が自分の都合では残業できないようにしました。この結果、社員のだらだら残業をなくし、プライベートの時間を大切にしてもらう方向に見直されることに。

　当社ではこの勤怠データなどに元に毎月の給与計算を行い、給与計算結果は、【社員】には給与明細をスマホ・携帯電話・パソコンなどへのＷＥＢ配信に切り替え、経理社員などが紙の給与明細を社員に渡す手間もカットできることになりました。もちろん、【会社】で保管すべき給与統計表などの資料はまとめて毎月会社宛にお送りしますので、あとはファイルに綴じておくだけという簡潔さです。

　また、当社が社員の銀行口座への給与送金する手配も代行し、社長にご案内するため、社長は内容を確認のうえ、送金の承認をするだけとなります。当社による代行の結果、給与関連データは社員の目を通すことなく、社長など一部の経営陣だけが知る秘密情報にできました。

　これまでは税理士の指示で、経理社員が入出金伝票を、税理士が振替伝票を作成していました。この業務フローを”伝票なし”で記帳処理する仕組みへ変更して、すべて当社が代行して社内で行う記帳関連業務はなくなったため、処理に手間を要した業務がなくなることで、社長には大きな安心感が。

　今回、社長は長年税理士の対応にも不満があったため、この機会に英和グループの税理士法人へと切り替えられました。

　従来は売掛金の入金処理や前受金の期日管理などが適切に管理されておらず、社長も月々は本当に使って良い資金がどれだけあるのかも把握できていませんでした。
　税理士も月次ベースでは一切チェックすることなく、会社作成の売上一覧表の合計額を売上に計上し、売掛金の消込みも入金額の合計で一括して消込むという乱暴なやり方であったため、社長はますます適切に資金管理ができない状況でした。

　そこで、当社に売掛金管理のご依頼があり売掛金や前受金などの管理担当者に経理社員や税理士へ紙ベースで報告していた内容を「月次ベースで資料をデータの形」で送っていただき、それを加工して得意先別の売掛金や前受金、そしてその消込みを毎月行うフローに変更しました。

　この結果、毎月の売上と売掛金・前受金の適切管理ができたうえ、前受金を除く本当に使って良い資金がわかる状況が実現できました。といっても、売掛金・前受金の担当者の業務量は変わらず、増えていませんので、会社にとってはメリットだらけといえます。

　この会社にはレジ管理の現金売上もありますが、経理社員以外の社員が担当していたために思いの外、事務負担となっていました。また現金を扱うと、紛失リスクや不正リスクが伴います。

　そこで、今後は積極的に「クレジットカード決済や事前振込など」のお客様向けのご案内をして、現金売上比率を大きく引き下げる方向とすることになりました。（社長によれば、カード決済や事前振込の徹底を図る姿勢をみせれば現金売上比率の引き下げは可能で、改善できるとの話を反映しての対応です。もちろん、社内ではこうした改善を図ることなく、仕事量を漫然と増やす結果に。）