意外に大きい！？口座振替の活用メリット
こんにちは、東京都品川区の経理代行会社「TOKYO経理サポート」です。当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
今回は、クラウド環境で経理を行う場合も役に立つ”口座振替の活用”について考えてみました。
支払方法としての”口座振替”のメリット
皆さんの会社では、毎月の支払いをどうされていますか？
銀行窓口での送金
経理担当者が請求書や給与一覧などを元に「総合振込依頼書」に手書きで支払先と送金額を記入して、社長などの承認を受けた後、銀行窓口へ出向いて送金をするケースで、もっとも手間と時間をかけた業務フローとなります。
ネットバンキングでの送金
窓口送金での手続き同様、社内で支払期日に間に合うようにネットバンキング上で支払先と金額を入力して、総合振込による送金予約をしたうえで、最終的に決裁権限者(社長や経理責任者)の承認により、送金手続きが完了するフローです。
”口座振替”による送金
銀行での”口座振替”の手続きさえ済ませておけば、経理担当者は総合振込依頼書の作成やネットバンキング口座での入力などの送金手続きは必要ありません。経理は、銀行口座の残高が口座振替があっても十分な金額となっていることさえチェックしているだけで支払事務が完了する点が、大きな魅力といえます。
最近では、通信費、電気代、ガス代、水道代、保険料、家賃などに加えて、”口座振替”を利用しようと思えば意外なほどさまざまな支払ができます。もちろん、支払額が大きく変動するような支払には向いていないとはいえますが。
”口座振替”を使って支払を行いますと、つぎのようなメリットを得ていただけます。
● 送金手続きが不要！
請求書に基づく振込と異なり、社内での書類作成業務や銀行に出向く、ネットバンキングでの送金手続きなどは一切必要ありません。預金残高のチェックだけは必要になります。
● 支払洩れや送金額の間違いの心配がない！
指定銀行口座からの自動引き落しのため、支払洩れや送金の遅れ、支払先や送金額の間違いなども発生しません。
● 送金手数料が不要！
銀行送金する際には、振込手数料はこちら負担であれば必ずかかりますが、”口座振替”では支払う側には手数料の負担が発生しません。
● クレジットカードが必要ない！
セキュリティ面での心配などでクレジットカード払いを嫌う社長もたくさんお出でです。銀行での”口座振替”を利用すると、銀行へ”口座振替”の書類提出すればよいので、カード情報などの秘密保持も安心です。
売上代金の回収方法としての”口座振替”のメリット
支払とはまったく対極の売上代金の回収方法としての”口座振替”も、検討に値しますのでご紹介しましょう。
といってもすべての会社で使える方法ではありません。この方法が使いやすい業種としては、毎月一定額(大きな変動はない)で、多額とはならない請求のケースで、具体的には電話会社の通信費、サービス業や保守管理業などでの顧問料、メンテナンス料、警備料、書籍販売業での定期的な雑誌や新聞の購読料(ウェブ版購読料を含む)、レンタル業の玄関マット・植栽・絵画などのレンタル料、保険会社の保険料、各種会費などがあげられます。
”口座振替”を活用すると、つぎのようなメリットが得ていただけます。
資金回収業務負担が減る
販売・納品後に請求書を発行して売掛金を回収する場合、得意先ごとに支払サイト(入金時期)が異なるため、毎日のように売掛金の回収状況を確認する必要が生じます。さらに、違算があれば得意先への連絡の手間や差額についての手配の交渉にも時間がかかります。
一方、”口座振替”による代金回収であれば、得意先の支払サイト(入金日)は変わらないものの、毎日のように行っていた回収管理の負担は大きく減らせます。
他の決済手段よりコストが安い
集金代行サービスを利用する際の手数料は、銀行振込の手数料やクレジットカード決済手数料よりも安くすみますので、お得です。
解約されにくい効果も…？
売上金の口座引落しは、取引が解約されにくい仕組みともいえます。毎月定額が引き落とされる会費等は、解約期限までに申し出をしないと解約できず、ついずるずると契約が続くケースもなきにしもあらずに…。
”口座振替”のデメリットとは？
なんだか良いことづくめの”口座振替”ですが、実は忘れてはならないデメリットもあります。
支払方法としてのデメリット
支払方法として”口座振替”を利用しているケースでは、毎月一定額が会社の預金口座から引き落されるとわかっていても、うっかりミスで預金残高が不足してしまえば未払いとなってしまいます。つまり、預金残高については常に目を光らせていなければなりません。
代金回収方法としてのデメリット
一方、売上代金の回収方法として”口座振替”を利用しているケースでは、得意先での口座の残高不足で売掛金を予定日に回収できないこともあり得ます。これを防ぐ方法としては、できる限り”口座振替”をしていただく得意先の銀行口座は頻繁に売掛金の入金があるような口座に設定してもらうこともその一つといえます。
いかがでしょうか？”口座振替”を利用することも業務フローや事務の簡素化にも役立つ点をご理解いただけましたでしょうか。
支払事務をカットするには、最初の手続きだけで済む”口座振替”可能な支払については思い切って手続きをしてみることがお勧めです。また売上代金回収管理の手間をカットする必要のある請求件数や継続請求先が多い会社では、”口座振替”の仕組みを利用するだけで、経理の事務負担が大きく削減できる余地があるのです。
もちろん、それでも”口座振替”後にも経理処理が必要な業務が待っています。すべての経理事務業務の自前処理を取りやめて「TOKYO経理サポート」に経理業務をご依頼いただきますと、数字に明るい経理担当者を営業サポートなどに異動でき、営業マンの営業活動時間増が図れ、売上増や業績改善につながります。
TOKYO経理サポートでは？
TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。
同時に、弊社の「経理代行業務」全般を活用では、直接的なメリット（経理部門のコスト削減）ばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得ていただけます。
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