小口現金はコストのカタマリ！？
こんにちは、東京都品川区の経理代行会社「TOKYO経理サポート」です。
当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
今回は、どの会社でもみられる”小口現金の管理”について考えてみましょう。
小口現金(や現金)の管理が抱える問題
貴社では、どんな用途で小口現金を使われていますか？
一般的には、●お茶や茶菓、事務用品や消耗品などちょっとしたものの購入、●宅配便などの集金時の支払い、●役員や社員の経費精算などがよく見受けられます。
また、未だに給与を現金支給されている会社もあります。毎月、経理担当者は支給日前に現金引き出しのために銀行に出向き、多額の現金を緊張しながら会社に持ち帰り、社員一人一人の給料袋に支給額を入れて、最終的に上司がチェックするという事務手続きをしなくてはなりません。
つまり、小口現金や現金の管理については人手が介在する場面が多く、コストアップやミスが生じやすい状況となっているわけです。まずそうした手間とリスク面からチェックしてみましょう。
デメリットその１ 金庫からの出し入れの手間
”集金がきたから、お金を出して！”とか、”事務用品や清掃用の洗剤などが足りないから”など現金が必要な場面では、経理はそれまでの事務処理を中断し、金庫をあけて必要な現金を出す作業をし、その後お釣りと領収書を渡されて金庫にしまって鍵をかける、さらに、出金伝票を作成する作業まですることになります。
一回の作業には大した時間はかからなくても、他人の都合でその都度業務を中断され、いちいち金庫を開閉し、伝票処理する経理は意外なほど大変な思いをしているものです。
デメリットその２ 帳簿作成と現金残の管理の手間
毎日の現金の入出金の動きは”小口現金出納帳”という帳簿に記帳し、金庫内の現金残高と一致しているかどうか確認します。入出金の都度残高をチェックするケースもあれば、毎日夕方確認するケースもありますが、残高が合わないときは大変です。原因を探り、残高を合わせるため時間がかかることも。
また、入出金伝票だけ起票してあとは会計システムに入力という会社もあります。この場合は、現金残高と帳簿残高との突き合わせは月に一度程度になってしまいがちで、ミスの発見も遅れることに。
デメリットその３ 不正の温床となるリスク
金庫のカギの管理、現金残高の管理、帳簿作成者が同じ社員になっていませんか？
人手の問題から、中小企業ではよくある話です。ただこれでは不正が行っても不思議ではありません。いまの時代、社員の人間性に頼るのではなく、”犯罪が起こらない体制”作りが重要です。
といっても、経理が現金管理などを担当している会社では、人数に限りがある関係上、役員が現金残高などをダブルチェックせざるを得ず、経営陣も本業に専念すべき時間を割かれている実態があります。
コストだらけの小口現金はなくせる？
インタ－ネット通販の利用で事務の合理化
事務用品、ペットボトルのお茶・水、蛍光灯・洗剤などの消耗品をはじめ、社内で使うものならインターネット通販で購入できないものはほとんどないといって良いほどです。
効果的にネット通販を利用するには、毎月一度、社内で使うものの在庫チェックをして、不足分を補う形で購入すればよいのです。まとめ買いやネット価格なら、コンビニなどと比べると割安価格で、経費の節約にもなり、支払いも毎月１回、通販会社からの請求金額を振込むだけの手軽さです！
意外に使えるICカード
コンビニでの支払いが多いなら、SuicaやnanacoカードなどのICカードがオススメ。一定額をチャージしておき、日々小口現金出納帳をつける手間をカットします。
細かい経費の記帳では、支出の内容も忘れがちに。ICカードなら、ネット経由で取引履歴をダウンロードして洩れのない記帳ができます。
現金でないとダメな印紙や切手代はどうする？
現金支払が必要となるものが、印紙や切手の購入です。
といっても、高額な印紙は無理でも、200円の収入印紙ならコンビニで購入できるので、ICカード決済もOKに。
また、切手も一般的な金額のものなら購入できます。また日本郵便が運営する切手ＳＨＯＰは、クレジットカードを使うことができる切手の通販サイト(支払は一括払いのみ)です。
役員や社員の経費精算
役員や社員の旅費や交通費、交際費や会議費などの精算も経理にとっては面倒なものです。
こうした経費は会社が毎月役員や社員に必要な額(定額)を渡しておき、月に一、二度経費精算書にまとめて、精算内容について上司の承認が得られれば、次回の給与支給時に口座に振り込まれる仕組みに変えるだけで、現金管理の多くがカットできます。
いかがでしょうか？
小口現金や現金の管理では、お金の出し入れ、記帳、領収書整理などすべての部分で経理担当者の時間＝人件費が費やされている点が問題なのです。また、これに代わるやり方を採用するだけで、事務負担も軽減され、ミスも少なくなります。
不正の温床にもなりやすい点も解消できます。いままでのやり方にこだわらずに、思い切って現金管理のフローを見直してみませんか？
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TOKYO経理サポートでは？
TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて、社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントがあれば必ずご案内させていただいています。
これまで”当たり前”だと思っていた業務フローも、丸ごと経理業務を外注いただくことをきっかけに、見直して事務負担をカットするきっかけにしていただいています。
同時に、弊社の「経理代行業務」全般を活用では、直接的なメリット（経理部門のコスト削減）ばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得ていただけます。
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