営業マン泣かせの経費精算！やり方次第でコストもストレスも削減！

　交通費や接待で発生する経費の精算方法には、・社員が立て替えて負担して後日精算、・会社が社員に仮払して後日精算、・法人カードを持たせて精算などがあります。
 
　また精算手段としては、・現金、・口座振込、・給与支給時に一緒に精算の３種類が多いようです。

●  領収書などの整理、経費精算書の作成と集計の手間(時間)　　　　　　営業マンと経理担当者の手間
　日々取引先に出向く営業マンは、経費精算の手間もかなりかかっているのが実情です。交通費の申請や領収書の保管、そしてそれら経費の精算のための書類作成などの事務負担は意外なほど重くなっています。
 
　また社長の場合はもっと複雑で、何十枚もの領収書(タクシー代、飲食代など)を経理に渡し”精算しておいて”と指示するだけのケースも多いようです。

　このケースでは、経理担当者は領収書を整理し、内容がわからないものは確認（交際費なら、取引先名、接待した担当者名、人数などが必要）して経費精算書などにまとめ上げたうえで、最終的に精算金額（＝経費の合計額）を社長へ現金で手渡したり、社長の銀行口座へ送金といった事務処理手続きをすることに。
経理は、”経費精算”業務だけでもかなりの時間をとられています。

●  チェックの手間－営業マンの上司の手間
　”経費精算”では、営業マン本人ばかりでなく上司も時間をとられます。

　申請される経費の内容は上司（場合によっては社長）が承認が一般的ですが、適正かの判断やミスがないかどうかの確認もしなければなりません。また、経費精算書が手書きの場合、集計チェックも必要になります。

　つまり、上司も収益を生まない”経費精算”にもかかわっていることに。

● 現金管理の手間－経理担当者の手間
　多くの会社でみられる現金での”経費精算”では、経理担当者は金庫の小口現金で精算することとなります。
精算日を決めていなかったある会社では、営業マンが自分の都合でバラバラに”経費精算”の申請するため、経理担当者はその都度依頼されて精算業務をしていました。「Ａさんが出張するから預金から２０万円引き出しておいて！」などの指示で、引出事務で銀行に出向くこともしばしばです。

　”経費精算”のスケジュールを決めましょう。スケジュールを決めていない会社では、毎日のように精算業務が出て、小口現金出入りの事務負担が発生します。

　「月末締めで翌月○日までに申請する。間に合わなければ翌月へ繰り越す」のように”経費精算”をルール化するだけで、経理担当者の経費精算事務に要する時間は大幅カットできます。

● ICカード利用で申請も、精算も、ら～くらく！
　電車、バス、タクシー代をSuicaやPASMOなどのICカードで支払えば、現金いらずな上、明細もデータ化できて便利です。カードの使用明細は、カードリーダーでカードをかざすだけでCSVファイルやテキストファイルで出力できますので、経費をエクセルファイルなどにまとめて申請する場合も手間が省けます。

　会社でICカードを準備しておき一定額を入金したものを営業マンに持たせれば、精算業務自体もカットできます。もちろん間違って自販機でコーヒーなどを買ったりしてもらっては困りますが…。

● ETCカードの法人契約で精算不要へ
　車営業が多い企業では、ETCカードの法人契約もおすすめです。
これで社員が立て替えて支払う必要がなくなり、会社への請求書による一括払いになるので支払いも便利です。

● 出張が多い社員に法人カード
　長期出張ではどうしても営業マンの立て替え負担が重くなるため仮払が必要になります。
社員との信頼関係が前提ですが、営業マンが法人カードを利用することで現金精算の手間がカットできます。

　利用明細と内容についての報告フローは必要ですが、これもカード明細があれば思い出しやすく、ミスやもれの防止にもつながります。

　クラウド会計ソフトの中には、経費申請機能が用意されているものがあります。領収書やレシートをスキャナーで保存したり、スマホのカメラで撮影するだけで、印字データを経費申請データに変換する仕組みです。
出張先からいつでも気軽にできるため、毎月ストレスに感じていた経費申請もタイムリーにやれるという声も…。

　以上のように、営業マン、経理などを”経費精算”事務負担から解放するには、・現金精算をやめること、・本人が立て替えずに済む部分は直接会社負担に変えること、・自動でデータ取得ができる精算方法を導入すること－などがポイントとなります。
　すべての導入は無理でも、できる点から見直されてはいかがでしょうか。