営業マンに請求書発行をさせてはいけない！
こんにちは、品川区の経理代行会社「TOKYO経理サポート」です。
当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
今回は、「請求書の発行」について考えてみましょう。
「請求書の発行」はだれの仕事？
一般に会社では、物を販売したり、サービスを提供したあとに売上代金を回収し、必要な経費を支払うことを通じて資金が回っていきます。売り上げた際の請求書は、取引先に”いつまでに、代金を振り込んでください”と伝えるための重要なメッセージの意味があります。
つまり、努力して売り上げても、代金回収ができなければ会社は事業活動を継続できないワケです。身体を巡る血液同様に大切な請求書の発行と代金の回収を「営業マンの仕事としているケース」と「経理担当者に任せているケース」の２通りに分けられるようです。
貴社の「請求書発行」の業務フローはどちらの担当でしょうか？
営業マン自身が請求書を発行するケース
このケースは、取引先を担当する営業マンが自ら見積書や納品書を作成し、毎月まとめて請求書を発行しているというパターンです。納品も担当していることもよく見受けられます。
また、「請求書の発行」を営業事務の担当者が行っているという会社もあるでしょう。
経理が請求書を発行するケース
こうした会社では、請求内容はデータなどで共有化されていて、経理は毎月一定時期（請求の締め）に合わせて請求内容と金額を確定させ、請求書を印刷して郵送するという事務処理手続きを担っています。
「請求書の発行」を”営業マン”にさせてはいけない！
営業マンが営業活動に専念できていないワケ
ある調査では、日本の営業マンが営業活動に費やしている時間は”勤務時間のわずか４６％”という驚きの結果が出ており、その中には得意先に会うための移動時間や顧客サービスの時間が含まれており、得意先との面談にあてられていた時間はわずか２５％でした。
また残りの時間は、営業マンは「事務処理や会議」に時間をとられて一日を送っているそうです。
当たり前のこととはいえ、営業マンの本業は”会社の収益に直結する営業活動”であって、事務処理ではありません。
営業マンをできるだけ事務処理業務から解放して、営業活動に専念できる環境を整えましょう。その上で、売上アップや新規顧客の獲得につなげてもらうことが会社にとっての最優先課題といえましょう。
もちろん、会社ばかりでなく、営業マン本人にとってももっとも効率のよい働き方につながり、働きに見合った待遇にもつながる結果になります。
営業マンしか請求書が作れないワケは？
社長に営業マンが請求書を発行する理由をお尋ねすると、”特に理由はない”、”昔からそうしてきたから”というケースが多いようです。
また、営業マンでないと個別の得意先への請求内容がわからない、営業マンが請求書発行用のファイルを管理している、といった理由で本人以外が請求書を発行できない状態の会社も見受けられます。
このままでは、営業マンが得意先との折衝や情報収集する時間を増やすことも、業務の効率化も図れそうにありませんね。
請求書データの共有化がキーワードに！
経理が営業マンに代わって請求書を発行している会社に共通する点は、「請求書発行」の業務フローがしっかりしていることです。
● 見積書、納品書、売上(内容)管理表などのファイルの共有化ができているケース
見積書その他の売上関連ファイルは経理と共有できるようにしてあり、経理はこれら資料をもとに請求書が発行できる状況に。
● 販売管理システムが導入されているケース
売上の内訳明細（内容）を営業マン（営業事務）が入力しているため、売上の締め日を経過して内容が確定したあとに、経理がシステムから請求書を印刷して郵送する事務処理を担当するケースがこれに当たります。
このように一定時期（毎月の締め日）に請求データを確定させ、だれでも印刷できる仕組みを整えていれば、「請求書の発行」事務は誰でも行えるわけです。
「TOKYO経理サポート」では
「請求書の発行」は、エクセルなどの表計算ファイルで作成している会社、市販ソフトで発行している会社、販売管理ソフトで発行している会社など、やり方は各社各様でさまざまです。
作業の置き換えができるなら
当社では「請求書の発行代行」のご相談をお受けする際には必ず、お客様の社内業務フローをヒアリングします。
その際のポイントは、”請求書の発行をだれでもできる作業に置き換えられるか”という点です。
作業の置き換えができるようなら、あとは事前に取り交わしたスケジュール通りに、宛先、請求内容データを提供いただければ、「請求書の発行（発送まで）」を代行できる状態になります。
今すぐの作業の置き換えが難しくても諦めずに！
「現状では難しいかも…」という会社でも諦めないでください。「TOKYO経理サポート」では、請求書発行代行に限らず、業務フローに問題がある場合は”業務フロー自体を見直す”相談をさせていただいています。
業務フローの見直しで、現状の業務フローでは代行料負担が大きくなるケースを、貴社サイドでも納得感のある適正な価格内に収められることも多いのです。結果として、営業マンの営業活動時間を効果的に増やして、売上アップへの貢献も十分に期待できます。
今回は”請求書発行”業務のご案内でしたが、「経理代行業務」全般を活用されますと、直接的なメリット（経理部門のコスト削減）ばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得ていただけます。ヒアリングを通じて社内の業務フローを俯瞰して、見直していただく良い機会となります。
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