経理代行のご相談でよくある社長のお悩み

　当社へのお問い合わせはなぜかメールが多いのですが、お問い合わせメールにはすぐに電話して直接お話をさせていただいています。その際、問い合わせのきっかけや困りごとなどをざっと伺ったうえで、訪問日程の確認を済ませています。
中にはせっかちな社長もお出でで、朝一番でお問い合わせがあり、当日訪問した例まで…。

　そんなわけで、問い合わせメールには「すぐ電話、早めにお邪魔する」のが当社のモットーです。

　他社にないもう一つの当社の特徴は、”ヒアリングには二人で伺う！”です。
　お問い合わせいただいたせっかくの機会を活かすために、コストは考えずに、お客様の状況や業務フローの見直し余地を探る意味で二人体制としており、この対応にも大変評価をいただいています。

　ヒアリング訪問では、原則１時間ほどお願いしています。たまに２時間以上も盛り上がってしまうこともありますが…。
● 業務ボリュームや具体的な業務内容も
　初めに社長のいまのお悩みや困りごとを拝聴したうえで、当社ができる代行業務などをご案内しながら、具体的な詳細についてヒアリングいたします。
当日に元帳などの帳簿・具体的な資料を確認できる場合は、業務ボリューム～支払件数や給与計算の人数、記帳処理量など～のピックアップや具体的な業務内容も詰めていきます。

● 社長だけでは業務内容がわからないときでも大丈夫！
　社長が”経理業務の具体的なことはわからない”ことが多く、当日は全体的な話を伺い、次回に経理の業務フローや実際の書類を見せていただける方のヒアリングの余地を検討いただきます。
　また、”経理が辞めていて何もわからない”といったこともありますが、そんな場合でも心配ありません。
残された帳簿書類やデータなどをもとに、業務量を分析いたします。

　経理を信頼して送金事務も給与計算も任せ、代表印や銀行印の入った金庫のカギも預けていたら、経理が社長の指示などを聞かなくなってしまったという話は結構多く、後を絶たないのが実態です。

　そこで社長も堪忍袋の緒が切れて行動を起こしてみると、こんな状態が･･･
★ 代表印も、銀行印も、通帳まで返してもらえない！
★ 経理のパート・アルバイトは、経理が勝手に採用してしまう！
★ 司法書士も、社会保険労務士も、経理の独断で決めていた！

　「会社のおカネについては、社長からすべて任された」と勘違いしてしまう人が多いようです。任せすぎには、ご注意を！

　役員報酬や社員の給料を経理社員が知ると、いろいろ面倒なことも起こりかねません。
内部での給与情報の洩れや交際費の金額などを知られないようにしたい。また、パートには入金される多額の売上を知られるのが困るという声もありました。

　経理担当が家族（母、姉など）で安心かと思えば、社長からは、本当は家族などには”役員報酬や交際費を知られたくない！”といったご相談も多数寄せられています。

　経理処理を頼んでいるが、それを理由に他の資料作成が遅れる。毎月の定期的な事務処理であり、もっと早くできるはずなのに！

　毎月発生する事務処理的な経理事務を外注して、他の仕事を頼みたい。
経理事務は、業務量の多さから言い訳に使われやすいのかもしれません。

　営業マンなどの社員の経費精算を毎月３回（なかには、その都度小口現金で精算も)、送金事務が毎月３回発生、紙のタイムカードを５０人分集計など、通常の経理業務に加えてとても面倒な事務作業をコツコツとされている担当者がいました。

　ヒアリング時に、”大変ですよね！”と声をおかけすると、”別にそんなに大変じゃないです。”と返ってくるケースが多いのです。

　業務のひとつひとつは大したボリュームではなくても、全体としては大きな負担になっているからこそ、毎月の処理や試算表作成の遅れ・経理の残業増などにつながっています。
　これまで通り続けるより”どうすれば楽になるか工夫する”方が、経理担当者にとっても、会社にとってもメリットがあるのですが。

　頑張っている経理社員に多いのがこのセリフです。
● 経理の思いと社長の認識にズレが
　経理は遅れないよう間違えないように処理をする、営業マンなどが動きやすいようにタイムリーに経費精算してあげるなど、他部署のサポーター的な考えをする経理担当者が多いようです。

　一方で、社長は”もっと業務を効率化できるはず”と思っていることが多く、皆のために頑張っている経理の気持ちを理解していないケースも見られます。

● 社長が原因で仕事量が増えているケースも
　意外にも、社長が原因で経理の仕事が増えているケースも見受けられます。

　社長から急に「この資料が欲しい」との指示で、通常業務を横において、時間をかけて丁寧に作成しているなどです。
社長はこの指示のために経理が相当の時間を要していることすらご存知ないこともあるのです。

　経理実務を担当している立場から、あきらめてしまう前に”こうすれば効率化できる”という提案を心がけてほしいものです。