＜領収書整理編＞資料整理ひとつで会社の信用が変わる！？

　すべての会社は、税法で、取引を記録する”（会計）帳簿”と取引に関連して作成したり受領した”書類”の保存が義務づけられています。

　保存期間は７年ですが、繰越欠損金(過去の赤字)の利用可能期間内であれば最長９年保存することとされています。
一方、会社法では１０年間の帳簿保存義務が義務付けられています。会社はざっと１０年間は面倒でも重要な帳簿や書類を整理してうえでとっておかねばなりません。

　ひとくちに”（会計）帳簿”や”書類”といってもピンときませんので、具体的にご紹介しましょう。
● （会計）帳簿
　会計帳簿は、つぎのように売上取引、仕入取引に関係する帳簿の他、いずれにも関係しないその他取引に関係する帳簿に分けられます。
★ 売上取引に関連の帳簿：売上帳、得意先(売掛金)元帳、受取手形記入帳
★ 仕入取引に関連の帳簿：仕入帳、仕入先(買掛金)元帳、支払手形記入帳
★ その他取引関連の帳簿：総勘定元帳、仕訳（日記）帳、（小口）現金出納帳、普通預金出納帳、当座勘定出納帳、固定資産台帳など

● 書　　類
　書類も、帳簿同様に、売上に関係する書類、仕入れに関係する書類、ヒト（給与）関係書類、いずれにも関係しないその他の書類に分けられます。
★ 売上に関連する書類：得意先からの請求書(控)、物品受領書、発注書、基本契約書など
★ 仕入に関連する書類：仕入先からの請求書、納品書、注文請書、基本契約書、支払いの領収書など
★ 給与に関連する書類：社員別給与台帳、勤怠データ、源泉所得税の納付書、(所得税の)源泉徴収票、扶養控除等申告書など
★ その他の書類：
　法人税等の申告書、決算書（貸借対照表、損益計算書、製造原価報告書、販売費および一般管理費の明細書）、消費税申告書、棚卸表、振込依頼書(控)、当座勘定照合表、小切手帳・(支払)手形帳(いずれも発行後はミミの部分)、預金通帳、金銭消費貸借契約書、生命保険証券など

　１年分の書類をダンボールにほおり込んでいる会社もありますが、領収書や請求書などの書類はあとで探しやすいように「整理して保存する」のが鉄則です。

　つぎのようなルールがあると、ミスやファイルもれがなくなり、事務負担もカットできるものです。
★ 領収書：月別に日付順に、同じ日付なら記帳した順に”台紙”や”スクラップブック”に貼る
★ 請求書：月別に日付順、取引先別、取引先名の五十音順など、誰にでもわかりやすいルールを決める

　「月別に領収書や請求書をまとめて封筒に入れておけば十分！」とおっしゃる税理士もおいでですが、これはボリューム次第です。「×年×月×日の○○代△△円のレシート」がすぐ探せる状態になければ、税務調査の時にはスムースに提示できず、疑いの目で見られかねません。ゴミのような扱いでは、保存義務を果たしているとはいえないのです。

● 工夫しないと、意味ない作業に時間とコストがかかる！
　業種や業態、会社の規模で書類の量はかなり違いますが、接待経費や事務用品などの領収書、自社で発行した売上請求書（控）、仕入や経費の請求書など、書類は結構なボリュームになり、整理する手間も保管場所もバカになりません。
　ある会社では、小さなレシートもＡ４用紙１枚に１枚ずつ貼っていたため、小口現金の経費の領収書ファイルだけで３センチもの厚さになっていました。

　もちろん目には見えませんが、こんな作業を担当する経理担当者の人件費と時間の大きな無駄にも。

● まとめ買いで無駄使いのカットと管理の手間暇の削減メリットまで
　消耗品や事務用品を例にとれば、月に一度ネット通販などでまとめて発注して購入すれば、毎月一枚の請求書で済んだうえ、支払いも一度で終えられます。

　こうしたことの積み重ねで、毎月小口現金関係だけで２０～３０枚はあった領収書がなくなって、領収書整理の事務負担は大幅にカットできる上、書類の保存スペースも少なくて済みます。もちろん、小口現金の管理の手間も減り、一石二鳥ならぬ三鳥の効果が得られます。

　ファイリングされた書類は、税務調査で実力を発揮します。

　税務調査官も人の子、きちんとファイルできている会社といい加減な会社では調査官の会社を見る目は変わってくるものです。資料整理できていないことがきっかけとなり、事業の取引自体への信頼性すら揺らいでしまうリスクもあります。

　状況にもよりますが、書類の保存が不十分で領収書を紛失していたりして、会社が書類の保存義務を果たしていないと税務署が判断すれば、経費支出が認められなくなる可能性も。
結果、経費の損金算入が否認されて、不必要な法人税負担をせざるを得なくなった会社も現実にあります。

　貴社では、仕入先から債権(貴社では買掛金などに相当)の残高確認をされた場合、すぐに残高を答えられますか？取引先ごとの請求書ファイル、その送金明細、さらに会計帳簿を確認して、回答できるという会社になっているでしょうか？

　あるいは、仕入先からの請求書への支払いが洩れた、送金額を間違えたなどといったことはありませんか。すぐに回答できるA社と、資料整理や会計がだらしないB社とでは、取引先からみればどちらが信頼できる会社と思われるでしょうか。もちろん、A社の評価が高いことに。

　「TOKYO経理サポート」では、記帳代行業務の際、領収書や請求書をお預かりし、整理した上でお返しする”領収書等整理代行”サービスもご用意しています。台紙には穴をあけ、お客様がファイルへ戻すだけの状態で返却するため、お客様の手間はかからず好評いただいています。

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