記帳代行で、タイムリーに試算表を入手して経営に活かしませんか
こんにちは、品川区の経理代行会社「TOKYO経理サポート」です。
当社は経理全般のアウトソーシングを通じて、お客様に「３つのメリットと付加価値」をお届けしています。
今回は、経理業務の中でも月次決算に必要な”記帳業務”について、ご案内いたします。
知っているようで知らない、記帳業務とは？
記帳業務は、毎月の現金や預金の動き、売上や仕入取引などをそれぞれの会計帳簿に記帳(入力)してまとめ、最終的に月次試算表を作成する一連の業務を指します。
どんな帳簿があるの？
記帳業務に関連する取引と会計帳簿は、つぎのようなものとなります。
なお、昔は手書きで会計帳簿作成していましたが、いまは会計ソフトに会計伝票などの入力をしたうえですべての記帳業務を行うことが一般的です。
★ 現金や預金の動き
”(小口)現金出納帳”や”普通預金出納帳・当座勘定出納帳”などに記帳してまとめます。
★ 売上の動き（取引）
売上げた時点(発生主義)で、取引先ごとに売上を”得意先元帳(補助簿)”に記帳して、売掛金を管理します。
売掛金の入金時には”得意先元帳”で入金の消し込みをして、上述の”普通預金出納帳など”に入金の記帳を行います。手形で入金したときは、”受取手形記入帳”に記帳して、受取手形の入金まで債権管理を行います。
★ 仕入れの動き（取引）
商品や原材料などを仕入れた時点(発生主義)で、仕入れ先ごとに仕入れた内容を”仕入先元帳(補助簿)”に記帳して、買掛金を管理します。
買掛金の支払時には”仕入先元帳”上で買掛金を決済した処理を行うと同時に、”普通預金出納帳など”に出金の記帳をします。また、買掛金を手形で支払ったときは、”支払手形記入帳”に記帳して、支払手形の決済時期まで債務の管理を行います。
なお、運賃や広告費などの未払金についても請求があった時点(発生主義)で、未払金として記帳のうえ、買掛金同様に管理します。
毎月試算表を活用できていますか？
社長は毎月の試算表（通称、”T/B”＝Trial Balance Sheet）をご覧になっていますか？
詳しく内容をチェックされたりしておられますか？
● 試算表が間に合わず、困った経験をお持ちでは？
中小企業の社長には「試算表はみていない、資金管理だけみてればいい」といった方もおいでです。実際、会計事務所が来社されるのは年に１回決算の時だけというケースや年に数回も少なくありません。
また、急ぎで銀行からの借入れが必要なときでも、銀行提出用の最新の月次試算表ができていなかった、会計事務所からもらえていなかった。そこで、なんとか銀行には直前期の決算報告書だけで間に合わせてもらい、借入れることができた－なんて経験はありませんか。社長！
● 試算表は税金申告のために作成するものではない！？
毎月の記帳業務は、法人税や消費税などの税金の申告のために行うものではありません。本来は、自社の経営の実態を正しく知るために定期的(月次で)行うもので、試算表こそが経営判断の基礎資料のひとつとなります。
社長は儲かっているはずと思っている反面、「資金繰りが厳しい、預金や借入金などがいくらあるかがわからない、取引の漏れや間違いが多い気がする、金融機関からの評価が低いかも」などの疑念も湧いていませんか。
こうした疑念はいずれも”タイムリーに記帳して試算表を作成”していれば、解決できることばかりです。
貴社では毎月いつ頃試算表ができて、社長に報告があがってきますか？
月次試算表は毎月いつ頃できあがる？
● タイムリーな試算表はこんなタイミングで完成します！
売上が月末締めで請求し、仕入や経費の請求書は翌月第一週には到着するケースでは、翌月１０営業日ごろには試算表は完成するはずです。
タイムリーな試算表であれば、業績や資金繰りの判断に活用できます。
● 実際の記帳業務の進め方は、２パターンある！
記帳業務の実際の進め方は、・会社で会計ソフトを購入し、経理担当者が記帳入力するパターン(＝自計化)と、・会計事務所に記帳入力と会計処理判断を依頼するパターン（＝記帳代行)とがあります。
★ 自計化のパターン：会社の手間ばかり(＝コストアップ要因)
会計事務所は２０年以上前から「自計化（じけいか）」の名の下に、前者のパターンで自前処理するように進めてきました。そのうえで、会計事務所(担当者)が来社し、請求書や領収書等の書類を確認し、会計ソフト内の勘定科目や消費税の処理状況をチェックし、修正した上で、月次試算表が完成するケースが増えています。
★ 記帳代行のパターン：タイムリーに試算表は得られない！
一方、記帳業務を会計事務所に依頼している場合では、担当者が来社のうえ、会計伝票、請求書や領収書等の書類をチェックして、会社の科目処理や消費税処理の妥当性を確認します。
その後、会計事務所に戻ってから記帳入力業務から試算表を完成させる手続きを行う手順となります。
といっても会計事務所(担当者)の来社時期によっては、試算表が”ひと月、ふた月遅れで完成”という対応が。会計事務所への記帳代行では多くのケースでひと月遅れは当たり前で、ふた月遅れも珍しいことではありません。
このため、社長は過去のデータをみせられる結果になり、こうした資料を分析しても今後の経営判断に活かすことができません。
社内で記帳業務を行う限界
試算表をスピーディに作成するには社内での記帳入力処理の方が良さそうですね。とはいえ経理担当者のうち、会計の専門知識や豊富な経験がある方は一部に限られている実情があります。
このため、「会計事務所が来ないと適切な試算表が完成しない」という会社が多いのです。
経理社員が辞めるので会計ソフトに記帳入力できる人がいなくなる、会計事務所へ記帳入力代行を依頼したが断られたということで、「TOKYO経理サポート」にご相談いただく会社も増え続けています。
記帳代行を謝絶された会計事務所の本音は、法人税や消費税申告書などの作成には会計データが必要でも、「お客様への顧問料の値上げが難しい、面倒なうえ記帳入力を受託するにしても人手が足りない」ので受けない点にあります。
「TOKYO経理サポート」なら
「経理が辞める」という理由でご相談をいただいたお客様は、結局、会社がいま使っている会計ソフトを使うのはやめて、当社に記帳代行業務をご依頼いただくことになりました。
法人税や消費税申告書作成に必要なデータは、「TOKYO経理サポート」が会計事務所へご提供する予定となっています。
「TOKYO経理サポート」ならではの業務の流れ
当社では、通帳のコピー、領収書、請求書などの資料を”指定のファイル(最初にセットで説明のうえ、お渡しします)”で貴社からお送りいただき、その後責任者による資料のチェック、会計データの入力処理、その後入力内容と消費税処理の妥当性の検証、領収書等の資料の整理・ファイリングと手続きが進み、最終的に資料受領後５営業日以内に毎月試算表を作成のうえ、ご提供(メール添付、紙ベースでの発送)しております。
経理代行をご依頼いただいた効果
予定通り資料の発送、５営業日以内の処理が進めば、おおむね前月分の試算表はその月の半ば頃に社長のお手元でご覧いただけることになります。
つまり、月次の損益もまだホットなときに、また、翌月の支払いや入金に通じる買掛金・未払金や売掛金などの資金関連データもタイムリーな状況で得られるため、お役立ていただける余地が大きいのです。
これまでのように会計事務所の来社を待たずに、タイムリーに試算表を入手されて活用いただけます！
なお、今号では”記帳代行業務”のご案内でしたが、「経理代行業務」全般をご活用いただきますと、直接的なメリットばかりでなく、貴社の売上増、業績アップ、そして、総合的な付加価値を高めるチャンスを得ていただけます。
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