TOKYO経理サポートがヒアリングを重視するワケ

　得意先への請求書の作成・印刷・発送は、つぎのように”営業部門で行う会社”と”経理で行う会社”の二通りに分かれます。
● 営業部門で行う会社
　営業活動を行い、得意先ごとの受注内容や売上金額を把握しているのは営業なので、請求業務は営業部門が対応する。

● 経理部門で行う会社
　最終的には、売掛金（売上代金）の入金確認処理は経理部門が担当する以上、得意先への請求業務全体を経理が担当する。

　肝心な点は、請求書の発行洩れがなくなり、違算の確認や得意先への入金確認などの連絡がスムーズにできる仕組みができているかで、そのうえで担当部署の業務負担に問題なければ、どこが担当してもよいのです。

　最近ご相談のあったA社では、経理社員が定年間近。ヒアリングの結果、経理の方は送金業務、記帳・月次決算業務、給与計算・年末調整業務の他に営業サポートまでと幅広い業務を担当されていました。
　そこで業務フローの見直し提案や経理代行のメリットなどを含めて経理代行の提案をしていたところ、最終的に「”経理業務”は、当面、親会社で担当する」ことになったとの連絡をいただきました。

　「残念、失注か･･･」と思った矢先、”給与計算・年末調整業務”は経理業務ではなく総務業務のため、経理の方の定年後（年内）に依頼の方向という話になりました。大企業の子会社などでは、経理、総務、人事と役割分担している会社も多いようで、経理代行というアウトソーシングの活用も、それぞれの担当分野ごとにテリトリー分けが必要なもようです。

　手前味噌ですが、この話が失注で終わらずに済んだのも親会社からの派遣されている責任者が当社の姿勢を買っていただけたことからなので、少し先の受注となりますが、大変嬉しい話になりました。

　中小企業では、事務担当者一人に「経理事務から給与計算・社会保険事務まで」任せているケースも少なくありません。
先日訪問したお客様の経理の方は、通常の経理業務に加えて、社内LANの管理やＨＰの管理、家賃交渉、IT機器の購入などまで一人でされていました。

　任せすぎた結果、どんなことでもその方に聞かないとわからない状況で、「ご機嫌を損ねでもしたら」とばかりに、社長を含め他の社員はみな腫れ物にでも触るような接し方に。

　ちなみに、TOKYO経理サポートで代行している業務は下図のようになっていますが、担当者一人ですべての業務処理がタイムリーにでき、同時にいつでも引き継げる体制が整っているなら問題ありません。

　ところが往々にして見られるのが、上記のような”社長とほぼ同格に見られるほどの権限の経理への集中”です。

　訪問時に、社内での経理がどの業務を指しているのかの認識にずれがあると話がうまくかみ合いません。
だからこそ”経理の仕事内容の洗い出し”が大切と考えており、当社ではお客様からのヒアリングを重視しています。

　毎月の送金や支払関連業務がどれくらいのボリュームなのか、どこで時間をとられているかなどを中心にお尋ねしています。

　会社によっては、振込手数料削減のために銀行窓口を避けて、銀行のATMに並んで毎月５０件もの送金をしているケースもあります。こうしたケースでは見かけの振込手数料を少し減らせても、送金業務に使った時間（＝人件費）は無視されています。

　つまり、ネットバンキングの活用など業務の効率化を進める方法を採れば、経理が他の業務に時間を有効活用できるのです。もちろん、送金件数にかかわらず、支払業務を効率化できます。

　支払業務はアウトソーシングが非常になじむタイプの業務で、人手不足の時代でもプロにおまかせで、毎月の支払の洩れやミスを解消して業務品質を高めることにつながります。

　給与計算の中でも時間がかかり、神経も使うのが、残業や欠勤などの勤怠状況の集計作業です。そこで経理担当者へのヒアリングでは、勤怠状況の管理をどのような方法で行っているのか、また、勤怠データの集計にどれくらいの時間をかけて、どのような点が大変だと感じられているのかを問いかけています。

　勤怠管理の方法は、紙のタイムカード、手書き・押印する出勤簿などさまざまです。

　普及が進んだ紙のタイムカード方式では、打刻洩れ、二重打刻、印字がうすくて読めない、手書き修正の字が読めないなど、集計の手間ばかりか、本人やその上司への確認まで必要なことも。

　会社のやり方をご案内いただけると、業務手順の有り様を見直すと業務上のムダ・ムリをなくせるため、楽に処理できる方法で業務の効率化を図れます。もちろん、勤怠管理の先には給与計算業務が控えています。

　今後は一人ひとりの給与に差を付ける時代に入りますので、給与情報の洩れによる社員のモラルダウンなどを避ける意味でも、アウトソーシング化が打ってつけの業務です。

　記帳（入力）業務は経理がマイペースでできる処理業務である一方、自分で期限を決めないと遅れてしまいがちの仕事でもあります。その結果、月次決算の試算表も毎月バラバラの時期に社長に提出されるといった状況に。

　よく聞くのが「会計ソフトに毎日入力していても間に合わない」や「試算表作成が後回しになっていて遅れている」などの話です。記帳する仕訳のボリュームの問題なのか、業務フロー自体に問題があって改善余地があるのかなどをうかがいます。