勤怠集計がストレスで辞めた経理スタッフ

　お坊さんは朝早い勤務が当たり前の印象ですが、これも早朝出勤になるのでしょうか。高収入の勤務医も残業代の対象になるのでしょうか。一般社員ならともかく、そうでない残業など関係ないのではないかと思われる業界でさえも、時間外労働について問題が生じています。

★ お坊さんも早朝出勤や深夜勤務が問題になる！？
　京都東本願寺で、非正規雇用勤務の僧侶の未払い残業代のニュースは記憶に新しいところです。
　訴えた２人のお坊さんは、早朝出勤、深夜勤務もあり、時間外労働は多い月で計130時間に上っていたとか。最終的に、東本願寺は２人の僧侶に660万円を支払う結果に。

★ 年俸1,700万円の勤務医でも残業あり？
　神奈川県の病院勤務医の未払い残業代訴訟も最高裁まで上告され、注目されています。
一審、二審判決は「年俸には時間外手当が含まれる」と判断されましたが、最高裁での判断はどうなるでしょうか？

　ちなみに医師の年俸は、大変高額な1,700万円（月額120万円、プラス賞与）で「週5日勤務、所定勤務時間は8時30分から17時30分（休憩1時間）」という雇用契約だったとか。

　未払い残業代問題の怖いところは、会社が気付かないうちに発生してしまう恐れがある点です。

　「きちんと賃金規定のとおり集計している」と思っていも、残業時間の集計方法が労働基準法の規定通りになっていなかったり、手書きの勤怠管理表から担当者が集計したが、集計ミスで残業代が不足したケースなどが多々見受けられます。

　そんな状況で、処遇などに不満を持った社員が労働基準監督署へ相談に行けば、不満社員１人だけの問題ではなくなって、過去に遡ってすべての社員の就業状況や時間外勤務の状況について調査を受け、未払い残業代支払いの資金的負担、社会的な信用の毀損など経営面でも打撃を受けかねないことに。

　先日、経理が退職されるというご相談をお受けした会社では、退職理由は「勤怠集計が大変で･･･」というものでした。

● ご相談いただいた会社の”驚きの勤怠管理”のやり方
　その会社では、各社員が毎日一枚ずつ部署ごとに用意された手書きの勤怠管理表に出勤時間と退社時間を記入し、それを日々各部署の責任者が承認します。経理ではこれらデータを社員別にエクセル・シートにすべて入力して、一人ずつの残業時間などを集計するという業務フローでした。

　驚くのは、勤怠管理表が部署ごとに一日１枚となっていることです。たとえば3人しかいない部署でもひと月だと30枚必要（月間30日シフトで業務に従事）で、部署数30ヵ所分では900枚という膨大な部署別の手書き勤怠管理表が蓄積されていました。

● 辞めたくなる経理スタッフの”勤怠管理”業務の実態
　その会社は社員数が相当多いため、経理スタッフは実際にはほぼ毎日のように勤怠データを手入力しており、入力後のチェックなども含めて相当な時間をとられていました。

　加えて正社員に比べて給料が低い時給者も多く、集計ミスがあればその時給者の給料に直接影響を与えてしまうことから、経理スタッフはかなりストレスを感じていたとのこと。
「タイムカード管理に変えてもらえませんか」と上司に進言しても、導入は実現しなかったそうです。

　これだと経理スタッフが辞めたくなる気持ちが理解できなくもありませんね。

● ノーミス・ノーエラーが”勤怠管理”の鉄則
　”勤怠管理”の目的は、ミスなく勤怠データを集計して給与計算のための社員別データをいち早く提出することにあります。
もちろん、社員別勤怠データ・有給休暇や欠勤データなどを活用すれば、派生して勤怠データなどからみた社員の働きぶりなどまで分析できます。
（「TOKYO経理サポート」ではこうした分析資料（オプション）もお届けしています。）

　また、未払い残業代問題のリスクヘッジとしても、勤怠データの集計ミスやエラーの解消が欠かせません。

● いまや優秀な勤怠管理ソフトを活用する時代に！
　「TOKYO経理サポート」では、会社の勤務状況に合わせた対応のできる、つまり融通が利く”勤怠管理ソフト”の導入をオススメしています。このソフトは”勤怠管理”方法の選択肢が多く、社員と会社にとっても使い勝手がよいばかりでなく、セキュリティも確保されていて安心です。
★ 出勤・退社の多様な管理方法
　出勤・退社時間などもタイムレコーダー式と違って、打刻方法（＝出退勤時間の入力方法）もいろいろ使え、オススメの勤怠ソフトならＰＣ、携帯、スマホ、スイカ・パスモやNANAKOなどのカードで打刻できるようになっていますので、ほとんどの社員に負担感なく使っていただけます。またセキュリティ重視の会社であれば、”指紋認証”での打刻対応もとれますし、工場など大人数で使う場合には打刻専用機も用意されていて、大変便利です。

★ ”勤怠データ”はいつでもどこでも確認OK！
　オススメのクラウドタイプの勤怠ソフトなら、いつでもインターネット経由で社員の勤怠データを確認できます。上司が部下の勤怠承認するにも便利です。営業マンなど会社へ出勤せず、直行直帰が多い社員管理でもクラウド環境が決定的に役に立ちます。

　もちろん、従来通りの紙のタイムレコーダーでも打刻データを保存して、ＰＣとつなぐと打刻データが出力され、集計できる機能がついているものもあります。とはいえ、タイムレコーダーを１ヵ所において勤怠管理する時代ではなさそうです。

★ 勤怠管理ソフトは比較的リーズナブル！
　利用料はクラウドタイプだと一人あたり月額200円から300円で、当社オススメのソフトなら基本料もかからず、実際に打刻した人数分だけの支払いで済みます。

　「いままでは勤怠管理にコストがかかっていないのに･･･」の社長の声が聞こえてきそうです。
が実際に、勤怠集計にかけている経理スタッフの人件費やミスに伴うリスク、さらには、勤怠データなどの分析で「出勤率、残業手当の突出している部署・社員データ、有給休暇取得率、出勤状況と人事評価データをクロスさせた資料」など有用性の高い資料作成ができる点などまで考えてみると、コストをかける意味がご理解いただけそうです。