紙の給与明細では後れをとりかねない！？

● ほとんどの会社が”紙の給与明細書”を手渡し
　さすがに今の時代、給与明細書を渡さない会社は滅多にありませんが、まだ大半の会社が支給日に”紙の給与明細書”を社員に手渡しされています。

　一般には経理や総務が給与明細書を配布していますが、この機会に「社長などの想いを込めた手紙の同封、社長が自ら手渡しして社員に励ましの言葉を伝える」などをされる会社もあり、”紙の給与明細書”の手渡し効果がないわけではありません。
 
● 給与明細は紙で、手渡しじゃなければいけないの！？
　所得税法第２３１条で「雇用主は給与明細を社員に交付しなくてはいけない」とされていますが、実は紙の給与明細を手渡しとは決まっていません。

　給与明細を電磁的方法、つまり、メールなどで配信しても良いのです。もちろん。社員の了解を得ておくことや、社員から依頼があれば”紙の給与明細書”を渡すことも必要です。

　多くの社長は「給与明細書は、毎月、紙に印刷して手渡しが当然」と思われていますが、最近は”紙の給与明細書”を止めて、スマホ・携帯やＰＣで、いつでもどこでも閲覧できる「Web給与明細書」の導入企業が増えています。

　”紙ベースの給与明細書”にもつぎのようにいろいろあります。
・コピー用紙に、直接、支給項目や控除項目を印刷し折りたたんで、社員に配布

・社員名の見える穴あき封筒に印刷した明細を折り込んで、封筒にシールして配布

・袋タイプの給与明細書に社員名を印刷して、なかが見えないようシールして配布　等々

　現金手渡しが当たり前の時代には、「給与手取額の現金と給与明細書」を封筒に入れて手渡していました。
現金引き出しや封入の手間から給与の銀行振込みが普及して現金封入だけがなくなり、IT時代なのに不思議なことに給与明細書だけが生き残っている状況に･･･。

● 目に見えない大きなムダなコスト！
　実は、”紙の給与明細書”には驚くほどのコストがかかっています。

　まず、印刷用の紙はもちろん、プリンターとトナーは必需品です。明細を印刷後に綴じたり、シール貼りする手間（コスト）、会社により各事業所へ配送する手間、手配りする手間も発生しています。目には見えませんが、社員数が増えれば増えるほどその負担はバカにならない多額のコストにつながっているのです。

　それでもこうした業務に要するコストが何か意味や価値を持っておれば良いモノの、社員別に給与の内訳がわかる書類を手渡しするという内部的な時間とコストで、業績に貢献するなどの価値は生じないのです。

● ”紙の給与明細書”の配布にも問題が！
　意外なネックが”給与明細書の配布”にあります。「配って手渡しするだけだから誰でも良い」というワケにはいきません。給与は社員の秘密情報ですので信頼できる社員に依頼する必要があります。経理が退職しようモノなら、多忙な社長が”配る人”にもなりかねないのです。

　また、アルバイトや在宅スタッフがいれば本人の手元に届けるまでに時間がかかってしまう、事業所増で配布作業負担が大きいなど、”紙の給与明細書”で不都合や負担を感じる会社も増えているのが現実です。

　ヒアリングの際に「社員は”紙の給与明細書”を受け取ったあと、どうされていますか？」と伺うと、「実は開封していない。机に入れっぱなし」「貯めてからシュレッダーしている」方が多いようです。

　もちろん、紙で必要ならパソコンからの印刷もでき、”奥さんに渡さなきゃ”という方もお困りにはなりません。

　一方、社員全員が使える共通パソコンがない、一部社員がスマホやiPadなどを使っていないケースも多く、ウチでは「Web給与明細書」は使えないという社長もお出ででした。
でも心配いりません。当社ならどうしてもWeb対応できない社員についてはスマホ以降までのしばらくの間、一部社員の紙ベース対応も例外的に行っていますので。

　なお一般的には、「Web給与明細書」でガラケー（従来の携帯電話）対応ができないシステムもあるようですが、TOKYO経理サポートでオススメするシステムならご心配いりません！ガラケーでＱＲコードを読み取り、指定サイトを開いて一度ログインしておけば、次からはいつでもに簡単操作で「Web給与明細書」をご覧いただける優れものです。

　当社推奨のWeb給与明細のシステムでは、源泉徴収票も画面で閲覧でき、印刷もできます。
といっても源泉徴収票は紙で配布する義務がありますので、TOKYO経理サポートでもこれだけは紙で配布しています。

　実際に「Web給与明細書」を導入されたお客様からも、「無駄なコストをカットでき、社員からも心配していたようなクレームもなかった」との声をいただいています。当社では「Web給与明細書」システム導入前に、社員の皆さま宛の「”給与明細電子化”のお知らせ」などもお届けして、スムースに浸透するよう準備していますので、安心いただけます。

　ご興味があれば、当社に気軽にお問い合わせください。ちょっとした効率化と思わず、貴社の経理を大きく改善するきっかけになるかも知れません！