販売管理（売上と売掛金）はどこまで代行してくれる？
販売管理業務には、一般的に”得意先の与信管理”、”請求書の発行と発送”、”売掛金の消込み”、さらに、”売掛金そのものの状況チェック”などが含まれます。
滞留債権が増えようものなら資金繰りに大きな影響を与えかねず、しっかりした管理が必要です。
販売管理はどなたが担当されていますか？
中小企業でも、売上・売掛金の管理には会社の独自ルールが多く、プロから見てもわかりづらいことがあります。
その販売管理を営業サイドが担当するか、経理が行うかは会社によって異なりますが、外注化しづらい業務が含まれるため、会社として販売管理業務のどこまでを誰の責任で担当するかを明確にしておく必要があります。
販売管理をお金に絡む部分を、●売上の確定、●請求書の発行、●売掛金の回収管理の３つに区分すると、わかりやすくなります。
◆ 納品書作成から売上金額確定まで
得意先への見積書の作成、納品状況などの管理は営業の仕事の範囲といえますが、会社によってはこうした情報を経理と共有し、納品書などの作成業務から後の事務は経理に担当させていることがあります。
いずれにせよ、収益の根幹となる納品書などの作成や内容確認、売上の確定などまでは社内処理が向いています。一方、事務的手続きの請求書の発行・発送、売掛金の入金消込みなどは人手の問題も含めコスト負担などを考えると、外注化がより適しているといえましょう。
◆ 請求書の発行・発送事務
請求関連事務は営業か経理が担当されていますが、多忙な月末・月初に社内処理するために、請求書の発行・発送業務の遅れにつながり、請求洩れまで生じやすく、最終的に売掛金の回収リスクにもなりかねません。
そこでTOKYO経理サポートでは、請求書を印刷してお客様の名入れ封筒に入れて郵送する事務処理まで代行しています。つまり、請求内容をデータで送信さえすれば、後は請求書の印刷から発送まで当社におまかせでというわけです。
毎月の請求書の印刷・郵送が大変という会社にご利用いただいています。
◆ 売掛金の入金（回収）管理
販売管理で最も面倒な事務が「売掛金の入金消込み」です。一定金額までは銀行振込で残額が手形払の得意先、売掛金から送金手数料を差引いて送金してくる得意先、金額を間違えて送金する得意先まで出てくる始末で、営業でも経理でも簡単には処理できず、かなりの時間をかけているのが実情です。
特に、毎月のように取引のある得意先が多い会社では、社内人材の時間を割くことをやめて、TOKYO経理サポートに「入金データをもとにした売掛金の消込みの業務代行」のお問い合わせをいただくことが増え始めています。また、当社では消込み終了後には”売掛金残高管理表”を作成してお届けしています（オプションサービス）。
なお、違算（入金（回収）額と売掛金の差）が生じてもご案内するため、売掛金が何ヵ月分も溜まって、得意先から回収しづらくなることがありません。
貴社では、売上や売掛金の管理はどうしていますか？
”販売管理システム”で管理
メーカー、卸売業などでは、”販売管理システム”を使う会社も多いようです。”販売管理システム”では、納品明細を入力して納品書を出力し、締め日ごとに請求書を発行します。また、売掛金の入金消込もできる専用のシステムです。
”販売管理システム”は営業サイドでの管理が一般的です。売掛金の消込みについては、入金データを営業サイドに渡す必要がある関係上、消込み処理だけ経理が担当する会社もあります。
”販売管理システム”をお持ちでないケース
● 売上や売掛金の管理はどうしている？
得意先数や会社の規模によっては”販売管理システム”を持たずに、経理が販売管理を担当し、実際には、会計ソフトで売上・売掛金などを管理することが多く見受けられます。
実際には、売掛金の補助科目として得意先名を登録して、売掛金（A社）、売掛金（B社）などとして管理します。
● こうした会社での問題点
当社に相談いただいて困ってしまうのが、売掛金をこのように管理している会社です。
社長が「Ａ社の売掛金は？」と尋ねれば、経理は会計ソフトで状況を調べて報告します。ところが、経理が辞めて会計ソフトへの入力できていなかったり、新しい経理が補助科目を入力しなければ、得意先ごとの売掛金を確認する手だてがありません。
得意先が多く売掛金の回収確認が大変、プロジェクトごとの長期的な売上管理が必要、個人の取引先が多く売掛金管理に注意が不可欠などの特殊事情があるお客様には、当社では、請求・回収管理業務の外注化にあたって”販売管理システム”の導入をお勧めしています。
レジだけで売上を管理しているケース
飲食業や小売業などで店舗を展開しているケースでは、一般的に、レジで現金売上やカード売上を管理します。
レジは店舗管理のため、経理が辞めても問題となることはありません。といっても、経理が現金やカード売上の残高管理や社員による不正チェックなどを担っていれば、その部分については引き継ぎが必要に。
なお、クラウドタイプのレジをお使いなら、そのデータを記帳業務に反映させるなどの業務効率化につなげられるケースもあります。そんなときには、当社にご相談を！
販売管理ひとつをとっても、お客様ではいろいろな事情・やり方がありますが、人手不足の時代には本業(収益確保の主力業務)への専念・集中が発展には欠かせません。
会社の価値を高めるにも、販売管理のような事務処理的業務についてはアウトソーシング化＝経理代行が大きな意味を持ってきます。
TOKYO経理サポートを利用いただく意味
「経理が辞めてしまう･･･」ご相談があった際に、必ずつぎのようなご案内しています。
● 新たな経理が今までのやり方で対応できるとは限らないこと、
● また、今までのやり方がベストとは限らないこと、
● 役割分担と外注化の仕組み作りが発展には欠かせないこと、
● 経理業務を見直す最大のチャンスであること、
TOKYO経理サポートでは現状維持（＝業務量が過大になっている状況）で、いまの業務フローのままでの引き継ぎはしておりません。お客様の負担を減らし、合理的な業務フローに見直すためにヒアリングに力を入れています。
当社では、★経理担当者の業務を洗い出し、★社内で引き継ぐべき業務・引き継げる業務をピックアップ、さらに★社外に出すべき業務・出せる業務までピックアップし、最終的に会社にとって効果的な経理業務フローに見直してから代行のご依頼をお受けしています。
単にお客様の事務処理をそのまま代行するのでは、お客様にとって何の価値にもつながらないからなのです。
モットーは、豊富な経験とノウハウ、そして心（想い）を乗せて！
TOKYO経理サポートでは導入前のヒアリングを通じて社内の業務フローをじっくりうかがい、改善ポイントを見つければ必ずご案内させていただいています。これまで”当たり前”だと思っていた業務のやり方なども、”事務業務の簡素化と見える化”のうえ、事務コストの削減を実現いたします。
さらに、お客様の”将来の付加価値”のご提供を通じて、「会社を良くするサポーター」であり続けたいと考えています。
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