使っていない銀行口座でもコストがかかる！？

　月末ほどではないものの、月初めの銀行は混雑しています。
　近頃は窓口を減らしている銀行も多く、また手数料が安いのでATMで送金手続きをされる方も少なくありません。このため、ATMはいつも混み合っています。

　”記帳・繰越専用機”で記帳できる支店もありますが、月初は「通帳への記帳目的」の方でこちらも混雑しており、機械に通帳を入れるだけというのに、列に並んで待つことに･･･。

　お金の引き出しならいつでもコンビニでできますが、”通帳への記帳”は各銀行支店のＡＴＭや記帳専用機でないとできません。つまり、銀行の営業時間内に、最寄りの支店などへ出向かねばならないのです。また、地方銀行に口座があると、東京都内には支店が１、２ヵ所しかない銀行もあり、記帳できる場所も限定されます。

　朝からメガバンクや信用金庫を回り、最後に地方銀行の記帳ができる東京支店まで移動なんてことを想定しますと、”通帳への記帳”だけでも少なくとも半日、最悪丸一日がつぶれかねません。

　先日お問い合わせのあった会社は預金口座数が多く、メガバンク3行、地銀、信金、商工中金など、全部で10口座もお持ちに。うち５行はネットバンキング契約でしたが、なぜかすべての口座の通帳を記帳されていました。

● ネットバンキングなら、通帳はいらない！？
　ネットバンキング契約があれば、”通帳への記帳”をしなくとも「取引の明細や残高」は確認できます。

　視点を変えて考えてみましょう。社長の最大の関心事といえば、”資金繰り（C/F)”です。「資金不足で小切手や支払手形の決済ができない、通常の支払いができない」などがあっては会社の一大事！
そのためにも、最低限、預金残高などは常に把握しておきたいのが人情です。ところが、ネットバンキング契約さえしていれば、銀行に出向かなくても「取引の明細や残高」はすぐにわかり、社長自身も容易にチェックできてしまうのです。

　そのため、会社でもネットバンキング契約は増え続けているようです。もちろん、「TOKYO経理サポート」でも業務効率化の観点でお客様にとって役立つことから、お勧めしています。

● 疑問を感じても、チャレンジしたがらないのが社員！
　既述のように、経理担当者はネットバンキング契約があっても、以前からの業務上の慣習というだけの理由で、漫然と毎月10ヵ所の銀行支店を巡って”通帳への記帳”していました。このケースは特異な事例ではありません。

　通常、経理に詳しくない社長は担当者を信頼して任せています。担当者は「経理業務（＝自分のテリトリー内の仕事）は自分流(オレ流)で」ということで、やり方を変えることはしないのが一般的なのです。

　せっかくの業務改善のアイデアも、単なるコストアップ要因など(残業時間増、ネットバンキング費用、忙しいと不満をもらす経理社員への対応）に化けてしまうことに。

　”通帳への記帳”は、入出金の明細の把握、残高確認をし、記帳処理をしたり、今後の資金繰りを検討するために行います。売掛金入金日がばらけている会社では、月に１度では足りず、毎週とか２週間に一度などのタイミングで記帳しなくてはなりません。
★ 入出金明細の把握
　入出金明細は、売掛金や受取手形の入金の消込みや買掛金・未払金・支払手形の決済状況などを把握して確認するために必要な資料です。
★ 預金残高の確認
　先行きの資金が確保できていることを確認する意味でも、預金残高の把握は欠かせません。
★ 預金通帳への記帳
　ネットバンキング契約がなければ、銀行に出向いて”預金通帳への記帳”も大切な業務となります。

　預金口座に頻繁に入出金があるようなら、ネットバンキング契約がオススメです。入金や支払をできるだけ同じ口座に集約できれば、メリットが大きいうえ、ネットバンキングの使用料も十分ペイできます。

　ヒアリングでお客様を訪問しますと、多くのケースで”いま使っていない口座”が見つかります。

　社長に理由をお尋ねすると、「借入れ時に預金口座を開設したが、返済が終わってもそのままになっている、また借りるかもしれないし、別に手数料もかからないのでそのままにしている」などの説明が返ってきます。

　毎月の”通帳への記帳負担”が大きな時間のロスになっているかもしれませんね。

　「TOKYO経理サポート」では使っていない口座はダイエット（＝整理する）をオススメしています。口座数を数多く持つ会社では、つぎのようなデメリットを抱えていることに。
★ デメリットその１　口座維持管理に、時間とコストがかかっている！
　通帳の記帳に通う時間にもコスト(経理社員の人件費)が発生しています。口座が多ければ、通帳管理、印鑑管理、通帳コピーのファイルなど、口座数分だけ事務処理が発生し、こちらにも経理社員のコストがかかります。

★ デメリットその２　口座数が多い分、会計入力・決算申告でも時間をとられる！
　事実上の休眠口座や年数回しか取引がない口座であっても、口座数が多ければ上述のように維持管理の手間がかかり、月次決算の際の預金データの会計処理(仕訳入力業務)や決算時の財務諸表や添付する預金の内訳明細書の処理にも手間を要することに。

　「TOKYO経理サポート」の代行料は”仕訳数に応じて上乗せされる”の仕組みですのでありがたい反面、会社のあるべき姿を前提とすれば決して嬉しくはなく、もちろんお客様のためにはならないのです。

★ デメリットその３　もっとも大きい”資金繰り管理”への影響！
　支払口座と入金口座を分けたり、借入金返済口座へ毎月資金移動が必要などで、月々の資金管理には神経を使うものです。さらには、日常使わない口座でマレに引き落としがあったり、入金があったりすれば、そうした取引にも注意しておかねばならず、口座数が多いことは会社の運営上も良いこととはいえません。

効率的に運転資金をまわすためにも、管理口座数は少なくしておきましょう。資金繰りはずっとシンプルになるうえ、社長も気が楽になります！