”給与計算”は社内でやるべき？ いえ、代行の方が大きなメリットに！

　ひとくちに給与計算といっても実際にやるべきことは細かく、また間違えれば社員が不満を持つため、短期間に正確に処理して、支給日には確実に着金するよう社員の口座に振り込まねばなりません。

給与計算などの業務についてみてみましょう。
● 給与計算－毎月発生
・毎月の業務の流れ
　事前に登録済みの社員別の基本給、役職手当、住宅手当、通勤手当などを基に、給料の締め日ごとにタイムレコーダーなどからまとめた”勤怠データ（欠勤、有休消化、残業などのデータ）”を入力処理し、欠勤控除や残業手当などを反映します。

　その後、給料総額から、収入や扶養家族に応じた源泉所得税、社会保険料（健康保険、厚生年金）、雇用保険料、住民税などの控除項目を差し引いて、手取額を求めます。

　その上で、給料支給日には社員の指定口座に着金するよう振り込む業務も欠かせません。
・給与計算で作成する資料
　給与明細書：　給料の支給・控除の内訳がまとめられた書類で、支給日に社員に渡す資料です。

　最近は、これに代え、Web給与明細を発行して社員のスマホ、iPad、PCなどに配信する会社も増えています。

　会社が保存する資料：　部署別・社員別の給与統計表（給与の一覧表）、勤怠管理一覧表、有給休暇管理一覧表、総合振込依頼書（給料手取額の送金の証拠書類）、源泉所得税の納付書など

● 賞与計算－通常、年2回夏と冬に発生
　多くの会社では夏と冬に賞与を支給しますので、毎月の給与計算に加えて、7月や12月には賞与計算で経理はてんてこ舞いになりがちで。
・業務の流れ
　会社が社員別に決めた金額を基にして賞与計算を行い、源泉所得税と他の控除項目（社会保険料＝健康保険・厚生年金、雇用保険料)を差し引いて手取額を求めます。給与同様に、支給日までに着金するよう手取額を指定口座宛に振込みます。
・賞与計算で作成する資料
　賞与明細書：　賞与の支給額と控除項目の内訳がまとめられた書類で、支給日に社員に渡す資料です。Web賞与明細を発行する場合では、給与明細同様に配信します。

　会社が保存する資料：　部署別・社員別の賞与統計表、総合振込依頼書（給料手取額の送金書類）

● 給与計算代行
　給与計算では、最も重要な点が勤怠管理データです。勤怠管理データをエクセルやタイムレコーダーからCSV形式ではき出し、さらに、就業規則に応じて残業時間、深夜・早朝残業時間、遅刻・早退時間、欠勤時間、有休消化時間などを拾い出す必要があります。

　給与代行では、この部分を外注化するか、社内でまとめて集計後の勤怠データだけを送信するかで、代行料は大きく変わります。また他の毎月変動する支給項目(社員の経費精算など)や控除項目があれば、それも代行料が変動する要因になります。

　これらの項目は、あくまでも勤怠時間や一部の控除項目などを拾い出すだけの作業であり、社内でどなたかが対応されても秘密保持上の問題は生じませんので、安心な業務といえましょう。

● 賞与計算代行
　社員ごとの賞与額を添付メールでいただくだけで、あとは当社におまかせです。スピーディに賞与計算を行い、必要な資料をお届けします。

　社内で給与計算処理を行っているケースで、会社が多額の負担をする結果になっていることがよく見られます。
★ 間違いのケース・スタディ
　具体的には、源泉所得税、健康保険や厚生年金の社会保険料社員負担分、雇用保険料、特別徴収の住民税などの給与から天引きする金額に誤りが生じがちです。こうしたケースでは、給与から徴収する金額が過少となることが多く、その一方、会社が納付する社会保険料などは会社負担分も含めて決められた金額で納付するため、会社では気づくことは少ないのです。

　この結果、会社は適正に納付しても、給与から少ない金額を徴収するので、会社負担額が過大に。

　最近ご依頼のあった社員10名の企業様では、当社の事前調査の結果、社員から社会保険料、雇用保険料、住民税を少なく徴収していて、月額6万円ほど、年間ベースでは70万円もの誤りが続いていたことが判明しました。つまり、会社は過大な負担をしながら、社員も負担が軽くなっていた事実をご存じなかったわけです。

★ 間違いの起こった原因は？
　所得税、健康保険、厚生年金、雇用保険では定期的に税率や保険料率の改訂(増額)があるものの、古いものをそのまま適用したこと、住民税は年に一度の特別徴収税額の個人別通知書を反映せずに前年のままとしていたこと－から生じていました。社員数が多ければ影響はもっと大きいことが予想され、ほぼ毎年のように生じる改正などでは給与計算ソフトなどを必ずバージョンアップ(費用がかかります)して、間違いが起こらぬよう対応しなければなりません。社員が気づかぬままでは、その影響は何年も積み重なっていきます。

　給与計算代行をされていますと、当社がソフトウェアのバージョンアップ対応も、税率などの改正対応も行うため、安心です。

その１　プロ品質の給与計算結果
　最も大切な点は、適用税率などの改正点を適時反映し、マイナンバーを含む秘密保持も完全に対応という、プロ品質であるところです。
 
その２　給与データの漏えいの不安から解放！
　社内での給与計算処理と異なり、当社が代行させていただく場合は、給与計算結果の明細書はもちろん、給与統計表その他の書類は社長ご指定の方宛に発送いたします。
 
　さらに、振込・支払い代行をご依頼なら、ウェブバンキングで、社員別に指定口座宛に手取額を記載した状態、つまり、「社長の承認待ち」の状態でお届けいたします。
 
その３　給与の締め日と支給日の厳しい処理スケジュールへの対応
　たとえば、「毎月15日締め、25日払い」といった給与スケジュールの会社では、土日・祝日などを入れると営業日で5日しかないケースもあり、勤怠データを締め後1日の超特急で送っていただいても、処理日数は1日しかないのです。こうした場合では、当社から具体的にスムースな処理ができるようなアドバイスをさせていただき、問題の解決に導いております。

　多くの中小企業では、社長が社員の貢献度や努力、成果などをみて、賞与額を決められています。その額は社員により異なるのが通例であり、賞与額の秘密保持は極めて重要性の高いものとなります。

　メリットは給与計算代行と同様ですが、社長が賞与額について目を通されているため、社長が承認された後にそのデータ(エクセルデータ)を添付ファイルで送信いただくことになります。また、賞与統計表その他の資料や賞与の振り込みについても、上記２同様、秘密保持もできることに。
 
　以上のことからも、”給与計算業務”は代行に適した業務といえましょう。

　人材採用難の時代に経理・総務を雇用して自前主義を貫かれるより、そうした方は収益を生む部署でサポート業務を徹底していただいた方が会社を発展させる原動力となります。
　「TOKYO経理サポート」は経理・給与などの基礎業務をその得意分野として担当させていただき、貴社には人材を本業に集中投入のうえ、会社発展につなげていただくことをミッションにしています。
 
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