スマート給与代行で、完全ペーパーレス化と本業専念を実現！

　給与の毎月の締め日や支給日などでは、下記のような例が多くみられます。
　● 給与の締め日：毎月１５日（対象期間：前月１６日から当月１５日まで）
　● 給与の支給日：毎月２５日
　● 締め日から支給日までの営業日数：５～８日

● 締め後支給日までの期間の短さ　　　　　　　　　　　給与計算業務の処理必要日数が不足
　社員の勤怠管理をタイムカードで行う会社では、締め後の１６日からタイムカードを回収し、集計作業～残業時間、遅刻・早退時間、欠勤日数・有休消化日数など～を行ったうえで給与計算を行います。
その後、給与の振込み手配をしますが、全員分をまとめて送金（総合振込）手配するには支給日３日前（営業日ベース）までの手続きが銀行から求められます。

　つまり、給与の支給日まで営業日数で５～８日しかないので、２～５日でタイムカードの集計作業を終え、給与計算を済ませて振込手続きまで行わねばならないことに。これでは営業日数で２～３日の余裕しか残らず、事実上２５日の支給は不可能となります。

● 社員の経費精算　　　　　　　　　　　　　　　　　　小口現金での精算で、手間ばかり
　中小企業の多くは、社員の交通費などの経費精算を小口現金でその都度、一週間ごとなどに精算しています。

　小口現金での経費精算は、経費精算する社員も、経理担当者の双方に何のメリットもなく、手間を増やすばかりなのです。

● 面倒なタイムカードの管理と集計作業　　　　　　　　打刻洩れ、二重打刻の確認など
　集計作業では、”カードの打刻洩れ”、翌日の出勤時間が”前日欄に二重打刻”、数字が薄くて読みづらいなどは日常茶飯事で、打刻した社員に直接確認しなければならず、場合によっては、その上司の承認も必要だったりで、集計作業に相当手間がかかります。
　また、全社員の就労時間、残業時間（普通残業、早朝・深夜残業など）の集計に加えて、有給休暇の消化日数や欠勤日数、代休の取得状況などまでチェックが欠かせません。

　多くの会社では集計結果のダブルチェックはされず、担当者任せで済ませているのが実態です。

● 給与の振込みや源泉所得税の納税など　　　　　　　書類作成の手間と銀行往復と待ち時間のムダ
★ 振込依頼書作成の手間など
　経理担当者にとっては、総合振込依頼書に給与の送金額を記入することが手間がかかる仕事になっているうえ、手作業での記入により面倒で間違えやすい作業になっています。
ミスをすれば社員の手取りが変わり、お叱りを受けるばかりか、翌月の給与でその修正作業までやらねばなりません。
　また、給与の源泉所得税の納付書や市町村別の特別徴収住民税の納付書の作成の手間も大変です。

★ 銀行での待ち時間のムダ
　書類作成が終わっても振込手続きなどで銀行に出向かねばならず、給与振込や所得税などの納付時期は窓口も混雑しており、手続きに１～２時間待ちも。それに銀行往復まで考えると、手続きだけで、１回に午前中がムダになってしまう計算に。

 ● 紙ベースの給与明細の配布　　　　　　　　　　　　　配布ミスや配布時間のムダ
　給与の振込み手配が終われば、支給日に給与明細を社員ひとり一人に届けるのも仕事のうち。結構、時間を費やすことに。
給与明細を誤って配布して、他の社員が明細を開けてしまえばひと悶着起ります。

　いまや、有給休暇の管理簿（有休付与・取得・残高の管理）保存の義務化、残業時間管理などが、より厳しく適用されることに。実際に、社員別の有給休暇を入社日ごとに管理するなどは人手では困難で、また、就業規則に応じた残業時間などの管理（残業の申請・承認など）もタイムカードだけではムリがあります。

　決め手は、「クラウドを使った勤怠管理システム」の活用にあります。
● 勤怠管理システム導入で手間いらずに！
　社員は出退勤時に打刻し、残業・有休などは事前申請し、上司などが承認するスタイルで、運用自体は現状とさほど変わりません。違いは、紙がまったくなくなることと社長などが社員の勤務状況を２４時間いつでもチェックできることです。
　もちろん、有休管理簿も自動的に作れますので、法的対応も万全です。

● システムの導入コストや導入のポイント
　導入コスト的には、高額なシステムから社員一人あたり月数百円から使える便利なものまでさまざまです。
　導入のポイントは、会社の業態や社員の勤務実態に応じた管理ができるかどうかです。

　導入済みの会社でも使いこなせていないケースも多く、導入するなら当社の「Smart給与代行」のご依頼のタイミングがベストです。

　当社の「Smart給与代行」では、給与計算結果はいち早く社長などに「全社員の部門別給与一覧表」をpdf形式でメールでお届けします。社長は、事前にその一覧表で、支給や控除内容、残業時間などの内容をご確認いただけて、さらに安心です。

　もちろん、経費精算システムを入れていただくか、当社（無償）提供の社員別経費精算報告書に入力いただければ、毎月の給与計算の際に、まとめて経費を精算します。つまり、小口現金での精算業務は一切不要というわけです。

● ネットバンク活用の給与振込みで、手間いらず！
　TOKYO経理サポートでは、ネットバンク口座に支給日の３営業日前までに「社員別の振込データ」登録を済ませており、社長は”承認手続き”だけ。所要時間は１～２分で、効率よく承認を済ませられます。

　なお、当社ではネットバンクの設定サポートもしていますので、ネット口座の利用にも不安はありません。

● 源泉所得税(e-Tax)の電子納付
　当社では、毎月の給与から天引きした源泉所得税はネットバンク口座をつうじた電子納付ですので、銀行に出向くことはありません。承認手続きだけで済みます。

● 特別徴収住民税(e-LTax)の電子納付
　毎月の給与天引きの特別徴収住民税は、社員のお住まいの市区町村別に納付しなければなりませんが、e-Tax同様、当社ではネットバンク口座からの電子納付で済みます。

　社員の皆さまは、支給日以後はいつでも毎月の給与明細を、ネット上の給与明細のサイトにアクセスして「IDとパスワード」を入れるだけで、２４時間ご覧になれます。もちろん、パソコンやiPadなどばかりでなく、スマホも、携帯でもOKの優れものです。

　給与明細に加えて賞与明細も電子配信されるうえ、過去5年分の給与明細までご覧いただけますので、一年を通じて社員の便利さや満足度は格段に向上します。
（注）外国人を雇用されている会社では、英文の給与明細の配信もOKです（オプション）。

　社員は給与に関しては完全にペーパーレスで受け取れ、紙の給与明細の処分に戸惑うこともなくなります。
また、紙の給与明細で起こりがちな、間違って他人に手渡してしまうトラブルや明細の配布に手間がかかることもなくなり、経理担当者は仕事に余裕が生じます。