会社に小口現金をおかないメリット!
こんにちは、TOKYO経理サポートです！
「TOKYO経理サポートへ経理部門を丸ごとおまかせください！」とご提案すると、現金管理はどうすればいいの？というご質問を受けることがあります。外部に頼むのはいいけれど社内に経理の人がいなければ、ちょっとした経費や出張旅費は精算できず困るのでは？というワケです。
現金管理は”大きなコスト”に！
ご存じでしたか？現金を管理することそれだけで、会社にとっては”大きなコスト”になっていることを。「現金の保管・管理に気を遣わなければ」、「いつも困らないよう一定額以上を引き出しておかなくてはいけない」、「入出金の都度、金庫を開ける⇒お金を数える⇒残高を確認する⇒入出金伝票を作成する⇒現金出納帳に記載する」など、ひと手間もふた手間もかかる面倒な作業のかたまりが”現金管理”なのです。
元々小口現金はＩＣカードなどがなかった昭和の時代では必需品でした。その当時をご記憶の方は、会社には現金があって当たり前かもしれません。でも、いまや”ＩＣカード”さえあればほとんどの買い物ができる時代！ＳＵＩＣＡやＰＡＳＭＯ、スマホなどを買い物で気軽に使っている方が大変増えています。
会社の経費や出張旅費も、現金がなくても使い途・目的、金額、支払先が明確で、承認すべき方が承認すれば、現金が手元に１円もなくても精算できます。
この際最新ツールの活用で、面倒で前時代的な現金管理から解放して、「（担当者の）コスト削減と収益向上（担当者の収益部門への異動）」に役立てられてはいかがでしょう！
煩わしい小口現金の管理から解放するやり方
今回は、会社から小口現金を追放して、煩わしい管理から解放する”３つのやり方”をご紹介しましょう。
「ウチは無理だ」なんて言わないでください。”３つのやり方”はすべての会社でお使いいただける方法です。
その１ 給与で仮払する方法
「小口現金を主に使うのは営業マン」の会社なら、営業マン一人あたり必要な額（実際に調べます。多すぎてはダメ）、たとえば５万円を営業関連費用として仮払いするのです。仮払金は給与と一緒に振り込んでおきます。
毎月実際に使った金額と内容について営業マンがその月分の経費精算書にまとめ、精算内容について上司の承認が下りると、次の給与支給時に口座へ振り込まれる仕組みとすれば小口現金の大部分は不要になります。
小口現金の代わりに仮払いを使い、使った分だけ毎月まとめて精算するという”経理のシステム（やり方）”を変更するだけでよいのです。一種の富山の薬売り的な手法ですね。TOKYO経理サポートでは、簡単に経費精算できる”経費精算書”もご案内しています。
その２ カード決済に集約させる方法
営業経費の額がかさむ営業マンや一部の役員の場合は、その信頼度などを考慮のうえ、法人カードをもたせて、小口現金を同様に不要にできます。
もちろん、カードを使用するときでも、事前に申請をあげて上司の承認が必要などの規定（ルール付）は必要になります。また、無制限とは言わなくとも、多額が使えないよう使用可能額には制限を付ける(上限設定)などの配慮も必要です。
その３ ネット通販の活用で、集約
毎日入れるお茶や文具、洗剤・ティッシュ・電球などの消耗品などは、総務や経理の方が気づいたときに買って補充することが多いものです。実は、その度に総務や経理の方が外出して買い物をして、その後小口現金の精算をしているワケです。
業務に直接関係しない、家事に近いこうしたルーティンワークこそ、時間をかけずに済ます工夫が大切です。
具体的には、これらお茶、文具、消耗品や備品などは、ネット通販などで定期的（１ヵ月に１度程度）に不足分をまとめて発注すればよいのです。もちろん、買い物に費やす時間もかかりません。本業に集中でき、仕事の能率も上がります。
ええっ！ 送料がもったいない！ なるほど、気持ちとしてはご意見を理解できます。でも考えてみてください。こまごまと買い物をする手間と外出している時間にも社員に給料を支払っていることを。送料の支払いの方がひと月の買い物時間の給料よりも多い会社はほとんどありません。
加えて、ネット通販会社からは一ヵ月分まとめて請求がきますので、仕入代金や外注費・運賃などとあわせて支払えばよいので、買い物時間と小口現金管理のコストを浮かせられ、一石二鳥というわけです。参考までに、当社グループではかなり前からそうしており、ネット通販で「ミネラル・ウォーター、ボトル入りお茶（本当に入れるお茶は美味しいところから別途購入）、ティッシュペーパー、各種洗剤、メモパッドやファイルなどの事務用品」に至るまで、毎月まとめて発注して、煩わしさから解放されています。
”経理スタッフは、会社に居て当たり前！”になっていませんか？
中小企業には「暇な人」なんて一人もいないはず！ ”居て当たり前の人”がいてはいけないのです。
経理・総務スタッフを不要な事務から解放して、その分、収益につながる営業サポートを担ってもらう方が、会社にとってもよほど大きなメリットにつながります。
TOKYO経理サポートでは、こんな業務フローの見直しもご依頼いただいています。
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