請求代行サービスはどこまで頼める？～請求代行関連サービスのまとめ～
請求代行サービスでは、請求書の作成・発行から、郵送・メール送信、売掛金の消込までを一括して依頼できる代行会社があります。
請求代行の最大のメリットは、経理担当者が本来のコア業務に集中でき、退職や欠勤による請求遅延リスクをゼロにできる点です。ただし注意点としては、代行会社によってセキュリティ体制や対応範囲が異なるため、自社の運用に合った委託先選びが重要です。
請求代行サービスで依頼できる3つの業務範囲
請求代行では次の業務を依頼することができます。
１．請求書の作成（発行）業務
お客様から提供された根拠データを元に、代行会社が請求書を作成・印刷します。
２．請求書の郵送・メール送信業務
窓あき封筒などを用いた郵送作業や、PDF添付・システム経由でのメール送信を代行します。
３．売掛金の入金消込業務
ネットバンキングの閲覧権限や入金データを元に、販売管理システムや会計ソフト上で消込を行います。
自社に合った請求書の作成方法とツールの比較
| 作成方法 | メリット | デメリット | 向いている企業 |
|---|---|---|---|
| Excel・Word | コストゼロ | 集計・分析が困難、インボイス対応の手間 | 請求件数が少ない企業 |
| 販売管理システム | 経営分析可能 | メール配信機能がないシステムも多い | 中堅以上の規模 |
| 請求書発行システム | 誤送信の防止自動化 | 導入コストがかかる | 請求件数が多い企業 |
請求代行を活用するメリットとデメリット
請求代行のメリット
「請求代行」サービスを活用されると、次のようなメリットが得られます。
経理の業務効率化 ： 本来の経理業務に集中できる
専門性と正確性の担保 ： ミスがなく正確な請求・消込が可能
売掛金管理の徹底 ： 回収漏れや遅延リスクを防止
対外コミュニケーションの削減： 請求ミス時のクレーム対応などを削減
属人化・退職リスクの回避： 担当者の欠勤・退職時も請求業務が止まらない
請求代行のデメリット
一方でこんなデメリットが考えられます。
緊急時の対応が難しい ： 「今すぐ発行したい」といったイレギュラー対応が困難
社内にノウハウが蓄積しない： 外部委託のため、請求処理自体の知見は社内に残らない
⇒ただし、より付加価値の高い業務のノウハウ蓄積にシフトできる
請求代行会社を選ぶ際の3つの注意点
請求代行を外部委託する場合には、次の３点を確認しておきましょう。
１．信頼できる会社かどうか
請求代行の経験や実績が豊富かどうかは重要なポイントです。請求書発行システムの知識も含め、確認しておきましょう。
２．業務フローはどうなっているのか？
請求書作成から納品までの流れがきちんと構築されているのか気になるところです。
代行会社はどのような業務を代行して、どこまで責任を担うのか？ また、会社側にはどのような業務が発生するのか？毎月のスケジュールなども確認しておきましょう。
３．セキュリティ対策はきちんとしているか？
自社の情報はどのように管理されるのか？
そもそも代行会社の情報セキュリティ体制はどうなっているのか？ 重要な情報を預けるのですから、セキュリティ面も確認しておきたいところです。
TOKYO経理サポートでの代行事例
では、これよりTOKYO経理サポートで「請求代行を活用されている２つの事例」をご紹介しましょう。
ケース１：請求書の発行・発送のご依頼事例
卸売業（小規模）の会社で、社長が自ら経理を担当されています。 多忙なために、月初に発行の請求書の準備が負担になっていることから、TOKYO経理サポートへご相談いただきました。
◆ 請求代行委託前の会社の状況
・「請求書は納品時に持参」が多かったが、社長が自ら持参すると、価格などを交渉されてしまうことがあり、悩みのタネであった。・毎月、月初の１週間で得意先に請求書を渡したいが、多忙が故に遅れてしまうことも多々あった。
・販売管理システムは導入ずみで、納品書を発行するとそのデータから請求書が作成できる仕組みになっている。
◆TOKYO経理サポートでの対応
毎月、月初５営業日までに、指定された請求書を印刷のうえ、確実に郵送することをお約束して、次のような対応を図ることになりました。
● スケジュールの徹底
TOKYO経理サポートでは、すべての代行業務の納期などを１年分の業務カレンダーで事前にご案内いたします。 請求書は、毎月納期までに確実に得意先宛てに発送しますので、請求（値引き要求含む）に関する不安がなくなることに。
● 窓あき封筒の利用
ミス防止と業務の効率化のため、窓あき封筒を用意いただきました。
なお、窓あき封筒は弊社にて在庫管理しています。
ケース2：システム導入からサポートの丸ごとおまかせ事例
請求書の発行もれやミス、入金遅れが発生していたため、TOKYO経理サポートへご相談いただきました。
◆ 請求代行委託前の会社の状況
・請求書は、Excelフォーマットで作成していた。
・これとは別に、Excelで「請求一覧表」を作成していた。
・得意先への請求書は、全体の９割が郵送だった。
◆ TOKYO経理サポートでの対応
会社の現状を踏まえて、「請求書の作成、郵送またはメール配信、売掛金の入金消込まで一連の業務」を丸ごとお受けして、次のような対応することとなりました。
● 請求書発行システムの導入の提案
請求件数が多く、将来的に請求書のメール配信を検討されていたため、請求書発行システムの導入を提案しました。
また、当時は消費税のインボイス制度開始前だったことから、インボイス制度への対応システムを前提に、メール配信する請求書が電子取引データとして電子保存義務が生じるため、電子帳簿保存法要件を満たすシステムを検討しています。
● 請求書発行システムの立ち上げサポート
効率的に請求書発行が進むよう、過去の請求書や管理ファイルをもとに得意先データ、品目などを分析して整理し、改善提案のうえ、複雑な基本情報の設定を代行してシステム導入をサポートしました。
●請求根拠データ用フォーマットの提供
ミスなく請求書の作成ができるよう、請求根拠データを入力いただくためのExcelフォーマットを準備、提供しました。
● 売掛金の消込は記帳代行にて対応
記帳代行もご依頼いただいた関係で 会計システム上で売掛金に得意先CDを付けて、売掛金の入金（消込）処理を行っています。
TOKYO経理サポートでは、支払代行のご依頼に加えてネットバンキングの利用権限も付与していただいたため、銀行口座の取引データも弊社で確認でき、お客様にお願いすることはなにもない状況になっています。
請求代行に関するよくある質問（FAQ）
Q. 請求代行を依頼する際、自社でやらなければいけない作業は何ですか？
A. 請求金額の根拠となるデータ（売上データなど）の確定と提供のみです。それ以降の作成・発送・消込は代行会社が行います。
Q. 使用するシステムは自社のものでも対応してもらえますか？
A. はい、可能です。
お客様が導入済みの販売管理システムや請求書発行システムを使った代行のほか、新規システムの導入サポートも行っています。
まとめ
請求代行は、会社にとって重要であり、運転資金の根幹である売上代金の回収・整理を代行する業務です。
中でも重要な点が「会社の判断に基づき適正に請求金額が確定していること」で、関連する請求書の作成、発送や消込作業は判断を要しない事務的業務として外部委託が可能なものとなります。
こうした業務の外出しは、社員の退職や病気によって業務が停止するリスクを回避し、安定した体制で業務を回せるばかりでなく、売上拡大のための対策検討など社員でしかできない業務に集中する余裕も創れます。
TOKYO経理サポートは、中小企業とそのオーナーのサポートに強みを持つ「英和コンサルティング」「英和税理士法人」と連携して運営しており、高品質な経理業務をリーズナブルな価格で提供しています。
また、請求業務だけでなく関連業務もまとめてお引き受けしていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。 導入に関するご相談やお見積りは無料です。
