経理業務引き継ぎマニュアル作成ポイントをわかりやすく解説

一人で経理を担当していた者が突然退職したり休職したりした場合には、急いで後任者を採用する必要が生じます。

しかし、経理業務の引き継ぎマニュアルが整備されていなければ、後任者の採用が難しくなってしまうかもしれません。なぜなら、求職者からすると、前任者がすでに社内にいないうえマニュアルもないとなれば、業務の遂行に大きな不安を感じる可能性が高いためです。

複数社で経理業務を担当してきたプロフェッショナルな人材が運良く見つかれば、そのような状況でも引き継いでもらえるかもしれません。しかし、多くの求職者は二の足を踏んでしまうことでしょう。

経理担当者が引き継ぎを終えるまで在職してくれる場合であっても、経理業務の引き継ぎマニュアルが整備されていなければ引き継ぎに時間がかかる可能性があります。

マニュアルがなければ、一つひとつの業務を前任者が直接教える必要があるためです。

経理業務の引き継ぎマニュアルがない状態で業務をすべて引き継ぐことは容易ではないでしょう。そのため、業務に抜けや漏れが生じるリスクが高くなります。

請求書の発行や振込み業務などでミスが生じれば取引先に迷惑をかけ、取引先からの信頼が失墜してしまうかもしれません。

経理業務は非常に多岐にわたるため、マニュアルを作成する際には、業務の発生時期に分けて整理をすることをおすすめします。たとえば、毎日行う「日次業務」と毎月一定時期に行う「月次業務」、年に一度行う「年次業務」に分類して作成するといった方法が挙げられます。
それぞれ、次のような業務が挙げられることが多いでしょう。

ただし、下記はあくまでも一例です。実際にマニュアルを作成する際には、自社で行っている業務を洗い出して漏れなく記載する必要があります。
◆ 日次業務
　日次業務としては、次のものなどが挙げられます。

1. 伝票の起票や整理
2. 現金の出納管理
3. 領収書の整理
4. 仮払金や立替経費の精算・管理

◆ 月次業務
月次業務としては、次のものなどが挙げられます。

1. 給与計算・各種支払い
2. 請求書の発行
3. 入金状況の確認
4. 試算表の作成

◆ 年次業務
年次業務としては、次のものなどが挙げられます。

1. 決算作業・棚卸し
2. 法人税などの申告
3. 法人税などの納税
4. 固定資産税や自動車税などの納税
5. 賞与の計算と支払い
6. 年末調整
   

経理業務の引き継ぎマニュアルは、第三者が見た際に理解できるよう心がけて作成しましょう。文字のみで説明をするのではなく、書式のサンプルを添付したり、パソコンの画面操作が必要な場合には画面のスクリーンショットを添付したりするとわかりやすくなります。

また、社内や業界内で当たり前に使っている用語であっても、あまり一般的ではないものについては注釈を加えると良いでしょう。

経理業務の引き継ぎマニュアルは、作成後も定期的に見直す必要があります。
見直しをしないと、改正や自社の体制変更などで内容が古くなってしまう可能性があるほか、追記や補足を重ねることで、より実行性の高いマニュアルへとブラッシュアップしやすくなるためです。

作成したマニュアルはキャビネットなどにしまい込むのではなく、適宜参照をしつつ定期的に見直して改訂を重ねましょう。

経理業務のアウトソーシングとは、経理機能を外部の企業に外注することです。

アウトソーシングできる内容は企業によって多少異なるものの、たとえば当社「TOKYO経理サポート」では、記帳代行や振込み・支払い、給与計算、源泉徴収税の納付、年末調整など、トータルでの代行をお受けしています。つまり、社内で経理部を持つのではなく、経理部が担う役割をまるごと外注するのが経理機能のアウトソーシングです。

経理のアウトソーシングを活用することにはメリットが少なくありません。
代表的なメリットは次のとおりです。
● 自社での引き継ぎが不要となる
● 社内の経理業務の負担を大きく削減できる
● 品質が担保される
● 経理不正が抑止できる

● 自社での引き継ぎが不要となる
自社で経理担当者を雇用する場合、いずれは退職や求職をする可能性があります。その際には、後任者への引き継ぎを避けて通ることはできません。

一方、経理業務のアウトソーシングを活用すれば、自社内での業務引き継ぎが不要になります。

● 社内の経理業務の負担を大きく削減できる
中小企業の中には、経理担当者がおらず経営者や個々の従業員が経理業務を担っていることも少なくないでしょう。
しかし、経理業務は積み重なると結構なボリュームとなるうえ、一つひとつの業務が非常に重要です。

そのため、中小企業が自社で経理業務を担っていれば、本業の負担となってしまいかねません。経理業務をアウトソーシングすることで、社内での経理業務の負担を大きく軽減することが可能になります。

● 品質が担保される
経理業務を適正に遂行するためには、高い専門性と実務能力が求められます。そのような人材を採用することは容易ではないうえ、担当者が退職すれば経理業務の質が維持できなくなるリスクが生じるでしょう。

一方、経理業務をアウトソーシングすれば、経理の品質が安定的に担保されます。

● 経理不正が抑止できる
経理担当者は、会社の現金や預金を扱う機会が少なくありません。経理がブラックボックス化してしまえば、不正や横領などが起きる可能性が高くなると考えられます。

一方、経理のアウトソーシングを活用することで、不正経理を抑止することが可能となります。なぜなら、アウトソーシングを受ける企業は厳格なダブルチェック体制を整えるなど、不正を抑止する対策も複数講じていることが一般的であるためです。

TOKYO経理サポートは税理士法人が母体となって運営しており、プロの担当者が高品質な経理業務を実現します。また、費用もご依頼頂く業務内容や業務量に合わせた変動制を採用しており、リーズナブルな価格でご利用頂くことが可能です。

ご参考までに、従業員10名程度のモデルケースの場合には経理業務をまるごとご依頼いただいても月額報酬は15万円程度であり、経理担当者を一人採用するよりもコストがかかりません。
お見積もりは無料ですので、自社で導入した場合にかかる費用を知りたい場合には、お気軽にお問い合わせください。

TOKYO経理サポートでは、経理機能をすべてアウトソーシングできる「Smartおまかせ経理」のほか、給与に関する業務のみを代行する「Smart給与代行」や会計記帳のみを代行する「Smart 記帳代行」など、個々の代行メニューも設けています。

そのため、お客様のニーズやご予算に合わせ、必要なメニューを選択頂くことが可能です。

経理業務のアウトソーシングでは、非常に重要な情報を取り扱います。
そこでTOKYO経理サポートでは、お預かりした大切な情報を守るため、高いセキュリティ体制を構築しています。

当社が講じている主なセキュリティ体制は、次のとおりです。万が一にも情報が漏えいすることのないよう、このような対策を講じています。

1. 入退室状況をカード認証と監視カメラで管理
2. スタッフルームへの入室を社員のみに徹底
3. 特定個人情報の記載がある書類などは社内ルールに基づいて施錠されたキャビネット内で保管
4. 特定個人情報を管理する端末は利用権限者以外がログインできない環境設定
5. サーバールームは常時施錠され、関係者以外の立ち入りは不可
6. 情報の安全性を保つため、サーバー用と端末用とで別のセキュリティソフトを導入し、ダブルチェック
7. お客様とのファイルの授受はパスワード付きZIPファイルを採用し、特定者のみが開封できる仕組み

さまざまな企業が経理業務のアウトソーシングを担う中、TOKYO経理サポートは英和税理士法人が運営母体であり、安心して経理業務をお任せいただけます。英和税理士法人は、中小企業の発展やオーナーとファミリーの繁栄に貢献し続け40年となりました。

英和税理士法人やグループ企業である英和コンサルティングでは、事業承継コンサルティングや相続対策コンサルティング、経営改善コンサルティングなども展開しており、お困りの際にはこれらの専任担当者へおつなぎすることも可能です。