経理まわりの見直しは必須！【第２弾】
～全企業が対象の電子取引データの”電子保存”義務化～
すべての中小企業が対象で、どんな会社でも多かれ少なかれ受け取っている”電子取引データ”について、「電子保存」が義務化されました。
「電子保存」は、前号の【第1弾】でご案内の消費税のインボイス（適格請求書）制度の来年10月1日からの導入の3ヵ月後（2024年1月1日から）スタートします。
ところが日々業務に追われる経理は、DX化・ペーパーレス化・経理の専門化の逆風で、「スムースな経理業務対応」が困難になり始めています。
あなたの会社も電子保存の義務化の対象です！
電子帳簿保存法という法律によって、電子取引データについて”電子保存”を義務付けられました。当初、今年1月からスタートでしたが、世の理解が得られず、２年先送りに。
といっても、あと1年後（2024年1月から）のスタートなので、電子保存に必要な準備を考えるととても余裕はありません。
◆ 電子保存はほぼすべての中小企業が対象に
電子保存が義務化される”電子取引データ”はつぎのようなものとなります。
中小企業（個人事業主含む）でもDX化の進展で取引データの電子化が進み、発行側と受領側の両サイドでの電子取引データのやり取りの急増が見込まれています。結果的に、中小企業といえども電子取引データの保存義務から逃れられないことに。
★ EDIシステム内で行う電子商取引での書面：
（インフォマートなど）EDIシステム内での見積書、発注書、納品書、検収書、請求書など
★ 電子メールで授受する書面：
見積書、発注書、納品書、検収書、請求書など
★ 請求書発行システムで発行される請求書
★ （購入先の）ホームペ－ジ（HP）でダウンロード（DL）して入手する請求書
★ （カード会社の）HPからDLして入手するクレジットカードの利用明細
★ ネットの通販サイトで行う物品の購入関連書面
★ ネット上で行う交通機関の乗車券購入、宿泊代の支払い関連書面
中小企業では、取引先からつぎのような電子取引データを受け取っていても、実際には印刷して紙で保存していたので”電子取引データ”としての実感がありませんでした。ところが、今後は電子保存をしなければなりません。
【納入(発注)先】発注書・研修報告書など 【仕 入 先】納品書や請求書など
◆ 電子保存はルールが細かく、社内の仕組みづくりがとても大変！
”電子取引データの電子保存”は、受領したPDFファイルを保存しておけばよいというものではありません。
実際には、電子保存ではつぎのようなさまざまな面倒な決まりがあり、社内での電子保存の仕組みづくりには時間と労力、そしてコスト（ソフトの導入）がかかります。
● 保存場所：電子取引データ送信者の納税地（本店）か、受信者の納税地での保存が必要
● 保存期間：７年間（繰越欠損金がある場合：１０年間）
● データの改ざん防止措置（真実性の確保）：つぎのいずれかの措置が必要
・ 送信者のタイムスタンプがある
・ 受信後にタイムスタンプをつける
・ 訂正削除できないシステム（か、訂正削除履歴を保存できる）でデータを授受及び保存
・ 一定の事務処理規程を備付け・運用
● 検索機能の整備：☆取引年月日、☆金額、☆取引先の３つのキーで検索可能に
◆ 国税関係帳簿・書類なども、スキャナ―保存で完全ペーパレスを実現！
2024年1月から電子取引データの「電子保存」をするなら、ついでに、2022年1月から電子帳簿保存法の適用要件が緩和されたつぎのような帳簿や書類もスキャナー保存してしまえば、社内で保存している書類の大半は廃棄処理でき、保存スペースも効果的に活用できるのです。
● 国税関係帳簿：
・ 総勘定元帳 ・ 補助元帳 ・ 仕訳日記帳
● 国税関係書類：
・ 財務諸表（B/S：貸借対照表、P/L：損益計算書、その他の決算書類）
・ 請求書、領収書
・ 契約書、発注書、見積書 など
● 電子取引データ：
上述の電子保存すべき電子取引データをご参照ください。
TOKYO経理サポートなら、電子保存の準備から対応までおまかせ！
中小企業の経理まわり全般の代行に特化するTOKYO経理サポートでは、英和グループ（英和コンサルティング／英和税理士法人）と一体で、差し迫った電子帳簿保存法による「電子取引データの電子保存義務化への対応」や「消費税のインボイス制度導入の社内での準備から実際の対応」など、お客様の状況に応じた具体的な対応のご相談をお受けしています。
◆ 難しさが増す一方の経理は、外出しを検討する時期に！
経理社員は会計や税務のプロではないので、新しい制度の導入時には今までの知識や経験も役に立たたず、一方、DX対応やペーパーレス対応まで求められて四苦八苦の状況です。こうしたことをきっかけとして退職される方も増えています。
Smart経理代行専業の安心の受け皿として、（税理士法人母体の）TOKYO経理サポートに必要な範囲の経理業務を外出しを検討されてはいかがでしょうか。
◆ 人材の有効活用こそが中小企業の生き残る道
経理のご担当は、社内の収益源（プロフィットセンター）の営業などの信頼できるサポートスタッフなどとしても有効活用できます。取扱商品、得意先、仕入先なども熟知されているからこその活用方法といえます。
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