経理が辞め続けるワケと、不安なき効率経営の道

　経理業務は、入社半年の課長と正社員（１年半勤続）で業務を回しているが、手が足らず派遣社員に頼っているそうです。
派遣社員は業務には不慣れで、しばらくすると入れ替わることもあり、誰でもできる仕事しか担当させられず、結果的に、２人に負荷がかかっています。
　社内ルールでは、試算表は翌月１０日までに完成させて社長に提出ですが、毎月１０日程度の遅れで何とか対応しているものの、入力ミスや試算表自体にもおかしな点が目立つなどで、社長や役員から注意され、経理スタッフのモチベーションは下がる一方だとか。

　本来、経理が作成すべき役員会向け資料は、やむなく部長がまとめているとのことでした。

　２年前、長年勤めた経理課長の退職後は後任を採用してもすぐ辞める状況が続いており、結果として、部下も定着せず、課長同様に短期間で退職という状態が繰り返されていました。
　責任者が定着しなければ、残る社員の負担と責任は重くなるばかりです。悪循環になるのも当然かもしれません。

● 外部データとの連携などで業務を効率化！
　社内では、派遣社員がスムースに入力できるよう、経理が請求書などの原始証憑（資料）を基に仕訳伝票を作成していました（ご相談のあった他社でも、伝票を作成する会社は多くみられます）。
【問題解決のポイント】
　解決策は、伝票の作成を止めてしまうことです。
　もちろん、止めるためには「会計ソフトに各種のデータを連携させる仕組み」の用意が必要になります。
・資金の出入り（動き）も仕組みひとつで、ラク～に処理が
　銀行取引やクレジットカードのデータを取り込む仕組みを用意して反映させれば、最初は面倒でも正しいデータを登録・計上できるようになります。もちろん、税率が複数になった消費税は仕訳処理が必要ですが。
　こうした業務フローが完成すると、伝票から会計ソフトに一行ずつ入力しているうちに、いつの間にか「帳簿上の残高が通帳残高と合わなくなった」などの入力ミスも生じません。
・販売管理システムなどとの連係プレーもキーに
　発生主義で売上や仕入関連取引～資金の動きに関係しない取引～についても、販売管理システムや在庫管理システムとの連携する仕組み作りで、入力ミスなく、正しい処理ができます。
　適切な科目分類や消費税処理には判断能力が必要ですが、伝票を作成しての入力に比べればかなり作業量を減らせます。

●使う道具はよく選ぶ！
　こうした外部データとの連携の仕組みを導入するにも、連携が得意な会計ソフトと不得手なものがあります。どうしても自社での入力処理にこだわられる会社には、外部データとの連携が容易なタイプの会計ソフトの導入をお勧めしています。

　現実には、日々の処理業務に追われる経理ではこうした対応は望むべくもありません。そこでご相談先からは、月次決算が予定どおり完了して財務諸表（B/S、P/Lなど）が提出されるなら、会計ソフトへの自社入力にこだわらないとの話が出てきました。
さらに、経理には売掛金の回収・消込や資金繰り、本来やるべき経営分析資料の作成に専念させたいので、TOKYO経理サポートに「記帳業務、支払業務、給与計算業務」を任せたい意向も示されました。

　当社への経理代行の委託で、短期的には派遣社員が不要となり、経理スタッフの残業手当なども減り、コストダウン・メリットが得られます。その一方、経理の本来業務はまだ残されていますが、今後時間に余裕が生まれるため、部長が作成していた役員会向け資料など会社の発展に貢献すべき業務への対応が可能になります。
つまり、経理は事後処理業務から変貌を遂げ、会社の経営戦略の一翼を担う部門となるワケです。

　業務改善後には、経理が仮に一人でも十分対応できる状況になったとしても、残る一人は収益部門の営業をサポートする側などに回ればよいのです。経理は取引先や取扱商品などの知識もあり、営業サポートには打ってつけとも言えます。

　こうした会社の状況を拝聴し、社長の要望に寄り添い続けたうえで適切な提案を行った結果、最終的に、TOKYO経理サポートに「ネットバンキング対応、e-Taxやe-LTAX（電子納税）、販売管理ソフトとの連携などを含めた業務フォローの見直しと、記帳代行、支払代行、Smart給与計算代行（ペーパーレス給与計算）」まで、ご依頼いただくことになりました。