支払もれと回収もれをなくしたい！

　社長の話では「支払フローは、外注先によっては業務委託の際にすぐに支払いを求められるケースがあり、支払の締め日を設けずに外注先から請求書が届く都度の送金」としていました。

　にもかかわらず、社長自身が営業などで忙しさにかまけて請求書をためてしまい、送金遅れや一部送金もれが発生し、取引先から催促の連絡が入り、信頼関係が崩れかねない事態になったものです。

　最近、社長は取引先からの連絡があるたびに、クレームではないかとヒヤヒヤする状況に嫌気がさしてきているようです。

　毎月100件程度の請求書を発行しているものの、忙しくて回収管理まで手が回らないのが実態で、社長自身もかなり回収もれがあるかもしれないと懸念されていました。

　一般的には、請求書発行の翌月末頃には入金がある業界が多いのですが、社長の会社では「請求書を発行しても、すぐに送金してくれるところばかりではない」のだとか。
こうした状況から、回収管理の必要性が高い会社ということがわかりました。

　TOKYO経理サポートから社長に「月次決算の状況」についてお尋ねしたところ、毎月月次報告もないことが判明しました。

　社長は、毎月、税理士に資料を送付しているが、月次試算表は提供されず、決算後の申告時期になって初めて試算表があがってくるといった状態でした。税理士との契約内容にも問題があるのかもしれませんが、月次決算での多少の報告遅れはあっても、一年間も報告なしとは信じがたい話です。

　こうした状況から売掛金の回収管理だけでなく、他の経費や業績、資金繰りの管理もできていない状況もみえてきました。

　社長からご案内いただいた経理業務の状況と社長の不安やお悩みから、その原因は”経理業務の全体像がみえない点”にあることがわかりましたので、経理業務全般がみえる状況（＝把握できる状況）とする提案をまとめました。
● 支払業務のみえる化
　今月は何件の請求書が届いたのか、支払にどの程度の資金が必要か、いつ支払ったのかの状況がわかる状態とする。
　具体的には、会社として”支払の締め日”を決め、緊急な支払以外は”締め後の送金日”にまとめて送金するよう切り替える。

　その前提なら、TOKYO経理サポートに支払代行のほかに、記帳代行をご依頼いただくだけで「取引先別の支払予定と金額の一覧表」もご案内できるため、社長も支払の全体像を容易に把握できることに。

● 売掛金管理のみえる化
　請求書は「締め日がなく、業務完了と同時に発行する」とのことでしたので、大切なのは「今月何件の請求書を発行し、得意先ごとにいつ回収予定かを決めて、回収予定日での回収状況がわかる状態」を作り上げる点と判明。
　また、売掛金管理のみえる化については、TOKYO経理サポートから具体的な取り組み方法などをご案内。

　なお、未収回収先については定期的に催促するフローとし、”督促の事務連絡の代行”をご提案。

● 記帳業務のみえる化
　毎月の業績の把握と適確な資金管理という点からもタイムリーな月次決算が不可欠でしたので、TOKYO経理サポートによる記帳代行についてもご提案。

☆ ご相談後、社長はどうされたのでしょう？
　当社の経理代行では、あらかじめ一年間の業務カレンダーをお届けするため、月次決算書や支払一覧表などの成果物も毎月いつお届けできるのかが一目瞭然であんしんな点や、支払も社長はネットバンクでの承認だけで済む点も評価いただき、経理代行をご依頼いただきました。
　ただ、請求書発行業務だけは”業務完了の都度発行”のため、社長の業務として継続いただくこととなっています。

　経理代行依頼後の後日談として、「社長は営業活動に専念できた結果、売上がアップ！」で、当社サービスが収益アップにつながりました。もちろん、併せて売掛金回収もれもなくなり、資金繰り安定してきています。

　TOKYO経理サポートでは、「お客様のビジネスの発展をつうじて社会に貢献する」をミッションとしており、常につぎのような姿勢で取り組んでいます。

★ お問合せいただいたらすぐにご連絡する！
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