来年1月から義務付け開始～電子取引データの電子保存~
パートⅣ システム活用が現実的！？
「デジタル（DX）化とペーパレス時代の経理業務の外部委託（経理のアウトソーシング」をリードするTOKYO経理サポートです。
中小企業にとって突然出てきた「電子取引データの電子保存が義務化」に対応していただくため、英和グループの協力のもとに”緊急企画”として「義務化の内容をわかりやすく具体的に」４回にわたってご案内しています。
まだ３ヵ月残されています。皆さまには、この重要な改正についての理解を深めたうえで、社内での準備を始めていただければ幸いです！
ええっ！2022年１月から電子取引データの電子保存が義務化
来年１月から、多くの中小企業が受け取っている”電子的に受け取る取引データ”も電子取引データのまま保存しなくてはなりません。具体的には、メール添付で受け取る請求書ファイルも、出力しないでファイル保存することが義務となります。
これまでのように紙に印刷・保存しても、帳簿書類が不足している扱いとなり、最悪の場合『青色申告の取り消し』リスクがあります。
電子取引保存に利用できるシステムは？
過去３回にわたり電子保存について掲載してきましたが、システムを利用しないで「電子取引データを保存管理する」のは相当大変な作業となりそうです。
現時点で電子取引データの保存に使えそうなシステムは、次のような状況でした。
◆ 電子取引保存用ソフトの認証
公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）では、新たに電子取引保存用ソフトの認証を始めています。認証ソフト数は８月末時点でわずか９本ですが、改正への対応として今後大きく増えることは確実です。
電子取引ソフト法的要件認証製品一覧は、こちらからご覧いただけます。 https://www.jiima.or.jp/activity/certification/denshitorihiki/list/
◆ 認証されているソフト
現在認証されているシステムは、EDIシステム、文書管理システム、そして経費精算システムの３タイプに分かれます。
● EDIシステム
システム利用者間（B to B）で売買取引等が電子的に行われる仕組みで、システム内で作成発行される見積書、発注書、納品書、検収書、請求書などだけが保存対象です。
● 経費精算システム
社員の経費精算データとその帳票類が保存対象です。
● 文書管理システム
pdfファイルなどを「取引先名」「日付」「金額」などの情報を加え、タイムスタンプ付で保存できる仕組みです。書類をpdf化する点以外はスキャナ保存と同じ流れとなる関係で、すでに”電帳法スキャナ保存ソフト”としての認証を受けたソフトが、電子取引保存用としても認証を受けているようです。
ちなみに、スキャナ保存ソフトのメーカー数社にリサーチしたところ、電子取引ソフトの認証を受ける予定という回答があり、このタイプはもっと充実する見込みです。
中小企業の選択余地は２つ！？
中小企業にあっては、コスト負担能力や事務処理能力的な面から、次の２種類から選択せざるを得ないとみられます。
◆ 文書管理システムの利用
上述の文書管理システムを利用するなら、請求書データ、カード明細データ、契約データなどをほぼ一元管理できそうです。スキャナ保存用にシステムが開発されていたり、編集・削除できないことを証明する必要性からファイル形式が”pdf”に限定されているシステムも多いので、CSVデータの管理方法は検討が必要かもしれません。
◆ 会計システムの利用
もう一つの方法は、スキャナ保存対応ができている会計システムを利用する方法です。
このような会計システムなら、●pdfファイルを、●タイムスタンプ付きで保存できる上、●仕訳に紐づけて保存されるために「日付、取引先、金額など」での検索することができるため、機能としては問題なさそうです。
残念ながら、８月末現在で電子取引ソフトの認証を受けた会計ソフトはありません。それでも申請中のところもあり、必要な要件を満たすかどうかの確認もソフト会社に個別にできます。
といっても、納品書や電子契約書など仕訳と関係しない電子取引データをどう保存するかの問題は残ります。この点は、会計ソフトメーカーが別途開発したり、別の文書管理システムと提携してカバーする仕組みを準備したりと、徐々に体制は整いつつあるようです。
システム選びのポイントは？
どうやらシステムは使わざるを得なさそうですが、中小企業にとっては新たなコストは最小限にとどめたいところです。
◆ 文書管理システムの利用コスト
クラウドタイプだと月額基本料1,000円位から数十万円までマチマチです。基本料が低くみえても、登録データ件数やタイムスタンプ件数に応じて上乗せされるので、注意が必要です（システムによっては、タイムスタンプ代込みの料金となっているものもあります）。
要件を満たすことは当然ですが、データ保存義務が７年から１０年あるため、選ぶなら安心できる（事業撤退や倒産しない）業者を選ぶもの重要なポイントです。また、初期導入費用が高額となるシステムもありますので、ご注意ください。
◆ 会計システムの利用のケース
会計システムの購入費用にタイムスタンプ費用が上乗せになりますので、コスト負担は大きくなりがちです。ただし文書管理システムと違って、総合的な電子帳簿保存に対応しやすいというメリットがあります。
下図のように電子帳簿保存は大きく３つに分かれ、総勘定元帳などの帳簿、書類で受け取った請求書やレシートの電子保存については義務ではなく、各企業が自由選択できます。会計システムなら電子取引だけでなく、これらすべてに対応する余地があります。
社内の帳簿書類がすべてデータ化できれば、保管場所やスペースのコスト、ファイリングや探し物にかかっていた人件費などを大幅カットでき、大きなメリットが得られます。
今回の改正をチャンスとして、電子帳簿保存を本格導入しようというお客様も出始めています。
いかがでしたでしょうか？
電子取引データ保存のためのシステムは企業の帳簿書類データとして長期保存が前提となり、一度利用を始めれば半永久的に発生するコストとなるので、システム選択は慎重に進めたいところです。
まだまだ情報不足で、最適なソリューションが見つけにくい状況ですので、本コラムでは随時最新情報をご案内していく予定です。
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