来年1月から義務付け～電子取引データの電子保存~
パートⅡ 気になる”事務処理規程”とは？
「デジタル（DX）化とペーパレス時代の経理業務の外部委託（経理のアウトソーシング）」をリードするTOKYO経理サポートです。
中小企業にとって青天の霹靂ともいえる「電子取引データの電子保存が義務化」に対応していただくため、英和グループの協力のもとに”緊急企画”として「義務化の内容をわかりやすく具体的に」４回にわたってご案内しています。
皆さまには、この重要な改正についての理解を深めたうえで、社内での準備を始めていただければ幸いです！
ええっ！2022年１月から電子取引データの電子保存が義務化
前号でご紹介のように、来年１月からは多くの中小企業が無意識のうちに受け取っている”電子的に受け取る取引データ”も電子データのまま保存しなくてはなりません。具体的には、メール添付で受け取る請求書ファイルも、出力しないでファイル保存することが義務付けられました。
これまでのように紙に印刷して保存しても、帳簿書類が不足している扱いとなり、最悪の場合『青色申告の取り消し』リスクがあります。
「事務処理規程」からみえる理想的な保存体制
この項では、前号で取り上げた電子保存の細かい４つのルールのうち、データの改ざん防止措置（真実性の確保）の「事務処理規程」について集中的に取り上げてご案内いたします。
まず、前号での４つの「電子データ改ざん防止措置」を振り返ってみましょう。
電子取引データが訂正、削除されていないことを証明するための防止措置として、次の４つのいずれかの方法で行うようにとされています。
① 送信者のタイムスタンプが付いた電子ファイルの保存
② 受信後にタイムスタンプを付けてファイルを保存
③ 訂正削除できないシステム（または訂正削除履歴が保存できる）システムで電子データを授受及び保存
④ 一定の事務処理規程を備付けて運用
上記①～③の方法ではタイムスタンプ利用料やシステム利用料などのコストが新たに発生するため、コスト負担が必要ない④の「事務処理規程」で電子取引データの保存の余地を探ってみましょう。
電子取引データは”洩れなく列挙”が条件に！
国税庁HPでは、法人用と個人事業主用の「事務処理規程」のひな型が案内されています。内容をみると、自ずと国税当局が求める電子取引データの保存方法がみえてきます。
「事務処理規程」第４条で「社内の電子取引の範囲」を、第６条では「対象となる電子取引データ」を、いずれも”洩れなく”列挙することを求めています。
中小企業でもほとんどの会社で何らかの電子取引データがあり、今後は確実にボリュームが増えていきます。現時点で電子取引データを棚卸するだけでなく、電子取引データが増えていないかを定期的にチェックする体制も必要になりそうです。
（以下、「事務処理規程」のひな形より）
第４条（電子取引の範囲）
当社における電子取引の範囲は、以下に掲げる取引とする。
一 EDI取引
二 電子メールを利用した請求書等の授受
三 ■■（クラウドサービス）を利用した請求書等の授受
四 ・・・・・・
第６条（対象となるデータ）
保存する取引関係情報は、以下のとおりとする。
一 見積依頼情報
二 見積回答情報
三 確定注文情報
四 注文請け情報
五 納品情報
六 支払情報
七 ▲▲
処理責任者と管理責任者が必要に！？
電子取引データの保存については、”処理責任者”と”管理責任者”が必要とされています。大企業ならまだしも、中小企業で２人の責任者を設けられるかどうか疑問ですが、少なくとも管理責任者は必要でしょう。
会計関係の帳簿書類の保存の一環ということなら、経理や管理部門の責任者が選任されることになるのでしょうか？
ちなみに、個人事業主向けの「事務処理規程」にはこの責任者の条項はなく、中小零細企業の負担感にはかなりの差が。
（以下、「事務処理規程」のひな形より）
第３条（管理責任者）
この規程の管理責任者は、●●とする。
第７条（運用体制）
保存する取引関係情報の管理責任者及び処理責任者は、以下のとおりとする。
一 管理責任者 ○○部△△課 課長 ＸＸＸＸ
二 処理責任者 ○○部△△課 係長 ＸＸＸＸ
データの訂正・削除は、マイナンバー並みの管理が必要！
保存されるデータは会計処理の根拠となるので、改ざんできてはなりません。このため第８条で「データの訂正や削除は原則禁止」と規定しています。
また、万一訂正や削除する場合の手順として、第９条で”訂正・削除の日付”や”その内容や理由等”を申請させ、それに基づいて処理し、その履歴を管理するよう規定しています。
イメージ的には、マイナンバーの受領、印刷、廃棄などの管理を管理簿にまとめておくのと同様の運用になりそうです。
（以下 事務処理規程の雛形より）
第８条（訂正削除の原則禁止）
保存する取引関係情報の内容について、訂正及び削除をすることは原則禁止とする。
第９条（訂正削除を行う場合）
業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載の上、管理責任者へ提出すること。
一 申請日
二 取引伝票番号
三 取引件名
四 取引先名
五 訂正・削除日付
六 訂正・削除内容
七 訂正・削除理由
八 処理担当者名
２ 管理責任者は、「取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３ 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正及び削除を指示する。
４ 処理責任者は、取引関係情報の訂正及び削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに「取引情報訂正・削除完了報告書」を作成し、当該報告書を管理責任者に提出する。
５ 「取引情報訂正・削除申請書」及び「取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正・削除履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了するまで保存する。
いかがでしたか？
国税庁の「事務管理規程」のひな形は、法律を守らせるための理想的な規定なので、相当細かいところまで運用ルールが設けられていることがわかります。これを鵜吞みにした「事務処理規程」を設けて管理運用するには、相当な覚悟と事務負担がかかりそうです。
⇒国税庁の「事務処理規程」のひな形は、下記をクリックするとご覧いただけます。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm
電子帳簿保存法への対応も、お気軽にご相談を！
TOKYO経理サポートでは、来年1月からの電子帳簿保存法への対応も含めて「提案型の経理代行」でサポートいたします。
お気軽にお問い合わせください！
フリーコールは、０８００－５００－３９３９（0800－ゴー！○(丸)ごと○(お)任せで、サンキュー！サンキュウ！）でお待ちしています。
関連ページのご紹介
◎ 経理代行なら、TOKYO経理サポートのSmartおまかせ経理で、お悩みを解決！
★ Smartおまかせ経理なら、ほとんどの経理業務を代行でカバー！
★ 経理を変えると、会社が変わる！ 社長の想いは
★ 経理の仕事はワケがわからな～い！見えづらい経理の代行化で効率をアップ！
※上記文字部分をクリックされると、関連ページが表示されます。