経理代行の相談は、意思決定権者の社長などが最適！

　「経理担当者の退職」をきっかけに”経理業務の外注化”を検討したい－とのことで、社長（意思決定権者）からTOKYO経理サポートへの直接のお問い合わせが増えています。そうした相談での内容をご紹介しましょう。
● 社長が気にされていたこと（ご要望）
　先日お目にかかった社長のご要望は、「経理業務の全体像が知りたい。経理が言っている業務以外にも対応すべき業務があるかもしれないので、引き継ぎに際して洩れがないようにしたい。
また、改善できる点は改善して、この際見直したい。」といったものでした。

　つまり、社長の意向は”退職の機会”を捉えて、「★経理業務の見える化と★業務の改善」をされたい点にありました。

● 経理担当者は現状の説明のみ
　社長のご要望をふまえて、早速、退職予定の経理担当者に「経理業務の詳細」をヒアリングしました。

　担当者は「現状のフローで滞りなく業務が回っており、現場も困っていないので、今のやり方をそのままTOKYO経理サポートに引き継ぐ」観点で、説明をいただきました。

　また、「小切手や現金の管理代行は外注できないので、無理ではないか？」との懸念もされていました。

　実は経理担当者にはヒアリングができない、協力が期待できない－ケースや退職してしまったということも少なくありません。そのような場合でも心配いりません。当社では、業務内容のわかる総勘定元帳、仕訳日記帳、請求書や領収書、現金や預金の入出金状況がわかる書類を拝見して、支払いや請求の締め日などがわかれば、おおむね全体像が把握できます。

　お問い合わせで多いもう一つのパターンが、経理担当者からのものです。TOKYO経理サポートにとってはこのケースが最もやっかいで、ご相談に積極的に対応させていただいても却ってめんどうがられてしまう結果に。

●社長から指示されてのご相談…
　経理担当者自身が「忙しすぎて仕事が回らないので」と相談いただくパターンもありますが、多くは「社長からの指示」を受けての相談です。

　”経理業務が忙しいようだが、経理の追加採用はしない方向だから外注先をみつけるように”とか、”あと５年で定年退職するまでの間に外注先をみつけて、引き継いでおくように”など、社長の指示もいろいろです。

　担当者からみれば”自分の仕事がなくなるリスク”は感じざるを得ないので消極的な対応になりがちです。
結果として、せっかくご相談いただいても、成果にまでつながらないことに。

●自分が楽になるための相談になりがち！？
　経理社員にヒアリングをすると、社長の指示でも、経理担当者からの相談でも、”自分の業務負担を減らすための相談”になりがちです。

　記帳処理が大変だから一部手伝ってほしい。人を派遣してくれるのか。外注できる業務はどれなのか？こんなご相談が中心です。これでは経理業務の効率化などは期待できません。

　TOKYO経理サポートの経理代行の一番の特徴は、上述のように”業務フロー自体の見直しをご提案する”点にあります。「適切な業務量と必要最小限の時間で処理が終わる」よう業務フローを組み立てなおすだけで、お客様には大きなメリットを得ていただけることに。
　⇒ 今のフローが効率的とは限らない（＝時代にマッチした態勢となっていない）
　⇒ 業務フローの見直しで生産性（業務効率）向上へつながる
　⇒ 現在のフローでは外注できない業務がある

　業務フローの見直しで当社の代行業務のボリュームは減り収入も減少しますが、当社ではお客様にとってプラスにならない現状の業務量で受託することなく、お客様に「会社発展のベースとなる価値の提供」にこだわりを持っております。
そのためにも、プロの眼による業務フローの見直しが欠かせないわけです。

　直接お問い合わせいただいた前述の社長にも、”業務フローの見直し”をご提案しました。

　社長自身が”変える”ことに前向きな方でしたので、現金管理や経費精算方法の見直しなどの提案にも同意のうえ、経理代行をご依頼いただくこととなりました。

　また、社長自らが経理担当者に指示されたことで、消極的だった担当者にも社長の真意が伝わり、”経理の見える化”への協力がいただけそうです。

　経理担当者には上述のように経理代行の利用で担当業務がなくなると思いこむ方も結構いますが、実はそうではありません！
経理事務のボリュームはアウトソーシングで減らせても、”判断業務”は外注できません。仮に判断業務とまで行かなくとも、経営に必要な判断資料の作成や資金繰りに不可欠な業務も、つぎのように経理代行の活用でうまく流れるようになります。

● 超多忙な経理マンAさん
　日々、経理の事務処理に追われ、役員向けの資料作成が遅れて困り果てていたAさんは、経理代行の利用で、定型的な事務処理から解放されて、スケジュール通りに資料作成できるようになりました。

● 営業事務と経理事務担当のBさん
　売掛金の回収管理が負担で、記帳処理は３ヵ月遅れが当たり前の状況でしたが、経理代行の活用後は売掛金の回収管理に専念できるようになりました。

　これらは上手に経理代行を活用いただいた好例といえそうです。
もちろん、経理代行導入について”社長のご理解と承認”を得られた点が決め手でした。